¿Qué es un flujo de aprobación? — Herramienta gratuita
Un flujo de aprobación exige que un revisor o cliente valide los borradores antes de publicarlos. Roles y estados, cómo funcionan los plazos y el registro de auditoría, y por qué se culpa a la aprobación del problema equivocado.
Un proceso en el que los borradores deben ser aprobados por un revisor o cliente antes de poder publicarse. Así evitan las agencias y los equipos regulados que los errores lleguen a las cuentas en vivo.
Qué es
Un flujo de aprobación es un proceso en el que los borradores deben ser aprobados por un revisor o cliente antes de poder publicarse. Así las agencias y los equipos regulados evitan que los errores lleguen a las cuentas en vivo: la aprobación es un estado que la publicación debe alcanzar, no una conversación que alguien recuerda haber tenido.
Cómo se mide
Suele haber tres roles: quien crea el borrador, quien revisa y comenta, y quien aprueba. La publicación pasa por estados como borrador, en revisión, cambios solicitados y aprobado, y solo una publicación aprobada puede salir. Cada solicitud lleva un plazo fijado respecto a la hora programada, y los equipos regulados conservan un registro de auditoría con quién envió, quién aprobó, qué cambió entre versiones y cuándo se publicó.
Malentendido habitual
Se culpa a la aprobación de la lentitud cuando el problema real es que no hay aprobador definido ni plazo. La solución es una persona con nombre y un escalado automático a su suplente, no otra capa de revisión. Además, la aprobación detecta errores de marca y legales, no bajo rendimiento, así que no debe convertirse en un comité editando textos. Y una aprobación que vive en el correo o el chat no es un flujo: no se aplica nada en el momento de publicar y la pieza puede salir igualmente.
Cuándo importa
Trabajo para clientes, sectores regulados y cualquier cuenta donde una mala publicación salga cara.
Términos relacionados
Características
- Definición clara y quién es el creador, el revisor y el aprobador
- Los estados por los que pasa un borrador y qué desbloquea cada uno
- Cómo se fijan los plazos de aprobación respecto a la hora de publicación
- Registro de auditoría: qué debe poder demostrar un equipo regulado
- Por qué una aprobación lenta suele ser un nombre que falta, no un paso que falta
Preguntas frecuentes
¿Quién debe ser el aprobador?
Una persona con nombre y un suplente con nombre. La aprobación se atasca cuando el aprobador es un equipo, un canal o un alguien implícito. Si no hay nombre, todos suponen que ya lo miró otro y la publicación se queda parada hasta que pasa la hora.
¿Cómo evito que la aprobación retrase todo?
Pon a cada solicitud un plazo ligado a la hora de publicación, por ejemplo aprobar 24 horas antes, y un escalado automático al suplente cuando venza. Añadir otra capa de revisión es la reacción habitual y empeora el retraso.
¿Debe el aprobador editar el texto?
Rara vez. La aprobación existe para detectar errores de marca, legales y de hecho, no para mejorar el rendimiento. Cuando un comité empieza a reescribir textos, los ciclos se multiplican, la voz se aplana y nada medible mejora. Comenta los problemas, no reescribas.
¿Podemos aprobar por correo o Slack?
Podéis, pero eso no es un flujo. No se aplica nada en el momento de publicar, así que una pieza sin aprobar puede salir igual y después nadie puede demostrar quién aceptó qué. La aprobación tiene que ser un estado de la propia publicación.
¿Necesitamos registro de auditoría?
En finanzas, salud, farmacia o cualquier sector regulado, sí, y debe recoger quién envió, quién aprobó, qué cambió entre versiones y cuándo se publicó. Para el resto sigue siendo la forma más rápida de zanjar una discusión sobre quién dio el visto bueno.
