De meeste goedkeuringsprocessen mislukken op dezelfde manier. Niemand twijfelt aan het idee. Dan is een beoordelaar twee dagen weg, missen drie posts hun moment en vraagt iemand of hij ze niet gewoon zelf kan publiceren.
Dit artikel gaat daarom minder over het aanzetten van goedkeuring en meer over het draaien ervan: wie wat beoordeelt, hoe lang een beoordeling mag duren en wat er gebeurt op die vervelende donderdagochtend waarop de goedkeuring na de geplande tijd binnenkomt. Wil je alleen zien wat de functie doet, dan is de pagina over het goedkeuringsproces daar voor. Hier gaan we ervan uit dat je hebt besloten het te gebruiken.
Eerst een afbakening. Goedkeuringen zijn voor mensen in je team, elk met een plek. Is de beoordelaar een klant zonder account, gebruik dan een beoordelingslink, uitgelegd in klantfeedback krijgen op social media posts.
Een uitgewerkt voorbeeld: drie mensen, één klant
Neem een klein bureau op het Pro-abonnement, dat drie plekken heeft.
- Maya is de eigenaar en regelt de facturatie.
- Dev is de goedkeurder. Hij kent de huisstijlregels van de klant en de juridische gevoeligheden.
- Sam is bijdrager. Hij schrijft en plant de meeste posts voor de klant.
Dinsdagmiddag schrijft Sam een post die de voorjaarsuitverkoop van de klant aankondigt en plant die voor donderdag om 9:00. Omdat hij bijdrager is, staat er op de knop Submit for Approval in plaats van Schedule. De post wordt opgeslagen met zijn donderdagtijd, maar krijgt de badge Awaiting approval en gaat niet de deur uit totdat iemand hem goedkeurt.
Dev krijgt een melding. Woensdagochtend opent hij de post en ziet dat de uitverkoop zondag eindigt, niet zaterdag. Hij wijst de post af en typt de reden: “De uitverkoop eindigt zondag om 23:59, niet zaterdag.” De post gaat met de badge Rejected terug naar concepten, en Sam ziet Devs notitie bovenaan in de composer zodra hij de post opent.
Sam past de datum aan en plant de post opnieuw. Dat telt als opnieuw indienen, dus hij staat weer in de wacht en Dev krijgt weer een melding. Donderdag om 9:20, twintig minuten na de geplande tijd, komt Dev eraan toe. Dit is het vervelende geval. Omdat de tijd meer dan 15 minuten geleden is verstreken, moet Dev kiezen: Approve and publish now of Approve and pick a new time. Dev weet dat de uitverkoopmail om 9:00 de deur uit ging, dus hij publiceert meteen.
Had hij de post om 9:10 geopend, binnen het venster van 15 minuten, dan had goedkeuren hem direct gepubliceerd zonder vraag.
Drie dingen uit dit verhaal zijn het waard om over te nemen: de afwijzing had een reden, de beoordelaar was een benoemd persoon en niet “wie het ziet”, en de regel voor late goedkeuringen was vooraf bekend.
Bepaal wie wat beoordeelt
De vraag is niet “wie is het meest ervaren”. Het is “wie zou zich het meest schamen als dit fout de deur uitgaat”.
| Als het risico zit in… | Moet de beoordelaar zijn… | Waarom |
|---|---|---|
| Merkstem en toon | Een goedkeurder uit het contentteam | Beoordeelt het in seconden en publiceert eigen posts direct |
| Juridische, prijs- of gereguleerde claims | Een beheerder of de eigenaar | Iemand die verantwoordelijk is voor de claim |
| Juistheid richting de klant | De accountverantwoordelijke, als goedkeurder | Het dichtst bij de feiten van de klant |
| Nieuwe schrijvers | Je meest ervaren teamgenoot, als goedkeurder | Beoordelingen dienen ook als training |
Goedkeurders kunnen direct publiceren, dus wie die rol heeft wacht op niemand. Alleen bijdragers gaan door de poort, en kijkers kunnen helemaal geen posts maken. De volledige lijst met rollen staat in teamleden uitnodigen en rollen kiezen.
Benoem minstens twee mensen die kunnen goedkeuren. Met één beoordelaar wordt een ziektedag een contentstop.
Spreek een doorlooptijd af voordat je het proces inricht
Kies een getal en spreek het hardop uit. “Binnen één werkdag” is genoeg voor geplande content.
Reken dan terug. Als een beoordeling een dag kan duren, mag niets minder dan een dag voor zijn moment worden ingediend. Een simpele afspraak: indienen aan het eind van de dag ervoor. Alles wat later komt, is een gunst die je vraagt, en dat moet iedereen weten.
Als een beoordeling toch te laat komt, is de regel van 15 minuten je vangnet, geen plan. Daarna moet iemand kiezen tussen laat publiceren en opnieuw plannen, en dat is geen keuze die een beoordelaar om 9:20 moet maken terwijl de klant wacht.
Schrijf afwijzingen die de cirkel sluiten
De afwijzingsnotitie is de enige terugkoppeling die de schrijver krijgt op het moment dat het telt. Ze mag maximaal 2.000 tekens lang zijn en is optioneel, dus je laat haar makkelijk leeg. Doe dat niet.
- Slecht: “Klopt niet.”
- Beter: “Te verkoperig voor dit account. Begin met het klantverhaal en zet de korting in de laatste regel.”
- Het best: de betere versie, plus wat nodig is om goedgekeurd te worden, zodat de volgende indiening de laatste is.
Een afwijzing is ook geen vonnis. De post gaat terug naar concepten, de schrijver past hem aan en plant hem opnieuw, en hij gaat weer terug in beoordeling. Zie het als een ronde, niet als een weigering.
Veelgemaakte fouten
Alles door de poort sturen. Als elke snelle reactie en elke herdeling op goedkeuring wacht, gaan beoordelaars goedkeuren zonder te lezen. Bewaar de poort voor geplande, klantgerichte of gereguleerde content. Laat goedkeurders reactieve posts direct publiceren.
Eén goedkeurder, geen reserve. Hierboven al genoemd, en de meest voorkomende reden dat een proces stilletjes wordt verlaten.
Na goedkeuring bewerken zonder het te beseffen. Als een bijdrager een goedgekeurde post wijzigt en opnieuw plant, is er opnieuw goedkeuring nodig. Dat is zo bedoeld. Waarschuw mensen, anders denken ze dat de tool kapot is.
Automatisering vergeten. Terugkerende planningen en RSS-feeds die zijn gemaakt of bewerkt door iemand zonder publicatierechten vragen om goedkeuring, ook als die persoon het probeert uit te zetten. Wie kan publiceren, kan het weer uitzetten. Vraag je je af waarom de posts van een feed wachten, begin dan daar.
Goedkeuringen voor klanten gebruiken. Klanten zonder plek kunnen geen goedkeurder zijn, en hun een plek geven om goed te keuren kost je een van je drie of tien plekken.
Aannemen dat meldingen iedereen op dezelfde manier bereiken. Goedkeuringsmeldingen volgen de meldingsinstellingen van elke persoon: in de app, per e-mail of op mobiel. Een goedkeurder die e-mail heeft gedempt, ziet een verzoek misschien nooit. Vraag hem het één keer te controleren.
Agents en integraties
Als scripts of AI-assistenten via de API posts voor je maken, kan een post worden aangemaakt met requestApproval op true, ook als de accounthouder direct zou mogen publiceren. Hij wacht dan zoals de post van een bijdrager, en een mens beslist. Dat is de eenvoudigste manier om automatisering je week te laten voorbereiden zonder dat het ongecontroleerd publiceert.
Checklist voor de inrichting
- Tel je plekken. Free heeft er 1, Pro 3 en Business 10, en openstaande uitnodigingen tellen mee voor de limiet.
- Nodig mensen uit en geef iedereen de laagste rol waarmee het werk kan. Bijdragers voor schrijvers, goedkeurders voor beoordelaars.
- Benoem minstens twee mensen die kunnen goedkeuren.
- Spreek een doorlooptijd en een deadline voor indienen af.
- Bepaal welke content de poort overslaat en laat goedkeurders weten dat ze die direct mogen publiceren.
- Doe een testronde: dien een post in, wijs hem af met een reden, dien opnieuw in, keur goed.
- Controleer dat elke goedkeurder de melding echt ontvangt.
De prijzen voor Pro en Business staan op de prijzenpagina. Het goedkeuringsproces werkt hetzelfde, naar welk platform een post ook gaat.
Hoe nu verder
Begin met één klant of één set kanalen, draai het twee weken en kijk waar posts blijven hangen. Verkort de doorlooptijd of voeg een tweede goedkeurder toe voordat je de poort uitbreidt. Als je klaar bent, begin gratis en nodig teamgenoten uit zodra je overstapt naar Pro.