大多数被漏掉的消息并不是工具的问题。没人确定这条消息是不是自己的，于是每个人都留给别人去处理。共享收件箱要解决这个问题，前提是团队先约定好几条规则。
下面是我们会为 2 到 10 人的团队搭建的流程。各个界面在收件箱里本身就有说明，所以本文讲的是围绕它们的工作习惯。文章默认你的套餐包含收件箱，且频道已经连接。如果你还在确认它是否覆盖你用的网络，收件箱的每个标签页都会显示它读取哪些网络。
先定好每个操作的含义
收件箱提供五种处理会话的方式：分配、写内部备注、延后、打标签、归档。如果其中两种在不同人眼里意思相同，团队就会乱。请一次性约定好：
| 情况 | 怎么做 | 为什么不用别的 |
|---|---|---|
| 消息是给某个具体的人的，比如负责这次促销的人 | 分配给他 | 标签只说明这是什么，并不会让谁负责。 |
| 你已经回复了，但下一步归别人 | 先写内部备注，再分配 | 备注会带上背景，下一个人不用再去问客户。 |
| 要等某件事发生才能回复，比如退款确认或周一到货 | 延后到你能知道结果的时间 | 你的 Open 列表保持清爽，到时间会自动回来。 |
| 已经处理完 | 归档 | Delete 只删除我们这边的副本。会话仍保留在网络上。 |
| 以后想再找到这类消息 | 打标签 | 标签用来筛选，不用来划分责任。 |
有一条规则能让这张表保持有效：每个 Open 会话都有负责人。 如果一天结束时 Open 列表里还有未分配的行，这一天就还没结束。
一周示例
一家三个人的店：Maya 负责品牌，Dev 负责发货，Sam 在周二和周四兼职。他们会收到 Instagram 私信、Facebook Messenger 消息和 Google 评价。
周一 9:00。 Maya 打开收件箱，按 Open 筛选。有 6 个新会话。两个是订单问题，她分配给 Dev。一个是媒体询问：她打上“press”标签，留给自己。三个很简单，她用快捷回复答复后归档。
周一 9:20。 一位 Instagram 客户问售罄的商品会不会补货。Maya 不知道。她把这个会话延后到下周一 9:00，也就是和供应商通话之后，并留下内部备注：“向供应商问补货日期，再告诉她。”客户看不到这些。
周二。 Dev 打开 Assigned to me，眼前只有那两个订单问题，不用在其他消息里翻找。其中一个需要物流追踪链接。他回复后归档，另一个因为在等承运商回复，延后 3 小时。
周三。 Google 上来了一条一星评价。Maya 把它分配给自己，写好回复，收件箱会把它作为对该评价的公开回复发布。她再写一条内部备注，说明发生了什么，因为周四 Sam 会接待同一位客户。
周四。 周三休息的 Sam 搜索客户姓名，找到了完整的历史记录，包括那条备注。没有人需要转发截图。
下周一。 延后的补货会话在 9:00 回到 Open。Maya 已经有了答案，随即回复。
形式比细节更重要：早上过一遍，把消息分配好、清理干净，每个人处理自己的队列，等待交给延后功能。
让人久等的常见错误
把 Snooze 当待办清单。 延后是用来等待某件事或某个时间的。如果你把今天回不了的东西全都延后，Open 列表看起来很干净，Snoozed 列表却变成了真正的积压。每天查看一次 Snoozed。
窗口关闭后还想在 Messenger 或 Instagram 上回复。 Meta 允许在对方最后一条消息之后的 24 小时内回复私信。超过这个时间，输入框会关闭并给出说明。这是 Meta 的规则，不是设置，所以请优先处理这两个网络的私信。评价和评论不受此限制。
以为每个网络的消息都会进来。 私信来自 Facebook、Instagram、X、Bluesky、Mastodon 和 Telegram，评价来自 Google Business Profile 和 Facebook。如果客户在 LinkedIn、YouTube、TikTok 或 Pinterest 上给你发消息，消息会留在那个网络里，你需要在那里回复。
忘了 X 需要主动开启。 X 对每次读取都收费，所以 X 账号的消息会一直关闭，直到你为该账号打开“Sync messages”。如果 X 的收件箱看起来是空的，请先检查这一项。
没有重新连接旧频道。 Messenger 和 Instagram 的消息需要单独的消息权限，与发布权限不同。在请求该权限之前连接的频道，需要重新连接才能显示消息。
不看一眼就信任快捷回复。 像 {{first_name}} 这样的变量会在插入时填入，无法识别的变量会原样保留。文本会进入输入框供你编辑，所以发送前请读一遍。快捷回复只写对所有客户都成立的内容，涉及这位客户的那句话由人来写。
把 Delete 当成 Archive。 Delete 只会把会话从 BulkPublish 中删除。对方的下一条消息会开启新的会话。想收起来，请归档。
在回复框里写私密内容。 输入敏感内容之前，先把输入框从 Reply 切换到 Internal note。备注永远不会发给对方。
最先要写的快捷回复
从你每周本来就在回答的问题开始。几乎每个小团队都需要这四条：
- 发货时间，以及如何追踪订单。
- 营业时间，以及怎么找到你们。
- 退货和退款，并如实说明限制。
- 对好评的感谢，读起来不像模板。
命名时按你以后会怎么搜索来取，而不是按内容。“退货：未拆封”比“回复 3”好。每条回复最多 4,000 个字符，工作区可保存 200 条，远远够用。
每周五分钟检查
每周一次，由团队负责人完成：
- 按 Open 筛选，确认没有未分配的会话。
- 打开 Snoozed，检查是否有早该回复却被搁在那里的会话。
- 看一遍在用的标签。如果某个标签从来没人用来筛选，就把它去掉。
- 查看本月没用过的快捷回复，编辑或删除。
- 确认每个频道仍然有消息显示。频道安静，可能只是这周比较清闲，也可能是连接已过期。
什么时候共享收件箱不是答案
如果所有消息都由一个人处理，而且都集中在某一个网络的应用里，用原生应用就够了。如果你想要自动回复，这里没有任何功能会替你回复：每条回复都是人输入的。如果你收到的消息大部分来自我们无法读取的网络，收件箱也只能覆盖其中一部分。
套餐
收件箱包含在 Pro 和 Business 套餐中，免费版和 Lifetime 工作区没有。一个工作区里 Pro 可容纳 3 人，Business 可容纳 10 人，所以单人使用的 Pro 账号会用到备注、延后和标签，但很少用到分配。各套餐并排对比请见定价。
相关阅读：回复已发布帖子下的评论、邀请团队成员并设置角色、在帖子上留下内部备注、用标签整理帖子，以及帖子审批流程。
BulkPublish 支持 15 个平台：Facebook、Instagram、TikTok、YouTube、X、Threads、Bluesky、Pinterest、Google Business Profile、LinkedIn、Mastodon、Discord、Telegram、Tumblr 和 Snapchat。
- 收件箱： 免费版：不包含。Pro：包含。Business：包含。
- 每个工作区的团队成员： Pro：3 人。Business：10 人。
- 频道： 免费版：3 个（每个平台 1 个）。Pro：30 个（每个平台 2 个）。Business：75 个（每个平台 5 个）。
- Pro $13.99/月（按年付费 $11.89/月）。Business $39.99/月（按年付费 $33.99/月）。额外频道名额每个 $2.99/月。
简短版本
给每个未处理的会话指定负责人，等待用延后，完成用归档，私密背景写在备注里，每周做一次简短检查。列表由软件来管理，真正防止消息丢失的是这些规则。
免费开始并连接你的频道，需要收件箱时再升级。