Een kalendernotitie is snel toegevoegd en net zo snel genegeerd, dus de nuttige vraag is niet hoe je er een maakt, maar wat er een verdient. Dit artikel loopt één kwartaal van een klein bedrijf door, laat zien welke data een notitie kregen en welke niet, en eindigt met de fouten die een nette kalender in behang veranderen. Voor de werking van toevoegen en bewerken is er de pagina Calendar notes.
Het voorbeeld: een bakkerij plant het laatste kwartaal
Neem een bakkerij met drie mensen, één Instagram-account, één Facebook-pagina en een Google Bedrijfsprofiel. Eind september gaat iemand zitten en wil dat het hele kwartaal in één oogopslag klopt. Er zijn twee lijsten: vaste data, en dingen die van die data afhangen.
Stap 1: pin de data die niemand kan verschuiven
Ze komen eerst, want al het andere wordt eromheen gepland.
- 31 okt, “Halloween. Pompoenbrood is deze week het enige product op de foto’s.”
- 28 nov, “Black Friday. Aanbieding start om 6.00 uur, de post gaat om 5.55 uur live.”
- 24 dec, “Laatste afhaaldag. Winkel dicht tot 1 januari.”
- 25 dec en 1 jan, de eerste en de laatste gesloten dag (een notitie hoort bij één datum, dus een sluiting krijgt aan beide kanten een notitie), “Gesloten. Geen posts.”
Vier regels en het kwartaal heeft al een ruggengraat. Merk op dat geen ervan zegt wat je moet posten. Ze zeggen wat er die dag waar is.
Stap 2: pin de deadlines, niet alleen de gebeurtenissen
Een lanceerdatum is een feit. De datum waarop de foto’s moeten bestaan is een beslissing, en die loopt mis. De bakker werkt dus achteruit:
- 14 nov, “Black Friday-foto’s en aanbiedingstekst inleveren.”
- 21 nov, “Laatste dag om de Black Friday-posts in te plannen. Eerst de openingstijden controleren.”
- 10 dec, “Kaartjes voor de kerstbox bestellen. Fotoshoot de week erna.”
Dit zijn herinneringen aan een persoon, en daar is een notitie voor bedoeld. Er wordt niets gepubliceerd en niets gecontroleerd, maar drie mensen die in november de kalender openen zien de deadline in dezelfde cel als de posts waar hij invloed op heeft.
Stap 3: leg de gaten uit
Twee weken begin december hebben bijna niets gepland, omdat de bakkerij bakt in plaats van post. Zonder notitie lijkt dat stuk een vergissing en vult iemand het met opvulposts. Eén regel, “Bewust een rustige week, maximaal 2 posts”, voorkomt de vraag en de opvulling.
Notitie, post of concept?
De bakkerij liep de eerste dag al tegen dit sorteerprobleem aan. Dit is de regel waar ze op uitkwam.
| Als het gaat om… | Maak er dan een… van |
|---|---|
| Een feit over een dag (feestdag, sluiting, evenement) | Notitie |
| Een taak voor een persoon (materiaal inleveren, deelnemers antwoorden) | Notitie |
| Iets dat je publiek moet bereiken | Post |
| Een idee zonder datum en zonder definitieve tekst | Conceptpost, geen notitie |
| Iets dat volgens een patroon terugkeert | Terugkerende post |
De test is of het publiek het moet zien. Zo ja, dan is het een post. Als alleen het team het moet zien, is het een notitie. Een notitie wordt nooit verstuurd, dus “Dit om 12.00 uur posten” als notitie is een valkuil: de herinnering staat er druk uit te zien terwijl er niets is ingepland.
Een kleurensysteem dat een nieuwe collega overleeft
Je hebt zes kleuren en de app geeft geen enkele een betekenis. De bakkerij koos deze en schreef de lijst in de eerste notitie van het kwartaal:
| Kleur | Gebruikt voor |
|---|---|
| Rood | Sluitingen en harde deadlines |
| Groen | Aanbiedingen en lanceringen |
| Blauw | Feestdagen |
| Paars | Teamevenementen en shoots |
| Grijs | Ter info, geen actie |
| Amber (standaard) | Herinneringen om iets te doen |
Het gaat niet om deze specifieke betekenissen, maar om dat rood er maar één heeft, zodat één blik op een maand laat zien waar het risico zit. De maandweergave toont twee notities per cel en daarna “+N notes”, en een dag met drie of vier is vaak een dag waarop iets mis is, dus houd rode notities kort en grijze schaars.
Veelgemaakte fouten
- Een briefing in een notitie schrijven. Notities nemen tot 2.000 tekens, maar het label in de maandweergave is één regel. Zet een link of verwijzing in de notitie en het document elders.
- Alleen de finish pinnen. “Lancering” zonder “materiaal inleveren” geeft het team niets te doen tot het te laat is.
- Oude notities laten staan. De rode labels van vorig kwartaal leren mensen rood niet meer te lezen. Verwijder een notitie als hij zijn werk gedaan heeft.
- Persoonlijke krabbels. Notities zijn zichtbaar voor de hele werkruimte. Beperk ze tot wat het hele team moet weten.
- Een notitie als post gebruiken. Als het gepubliceerd moet worden, plan het in. Een notitie wordt nergens naartoe verstuurd.
- Vertrouwen op een kleur die niemand heeft afgesproken. Als twee mensen blauw voor verschillende dingen gebruiken, is het systeem slechter dan geen.
Wie hem ziet, wie hem bewerkt
De hele werkruimte ziet dezelfde notities. Iedereen met een rol die posts mag maken kan notities toevoegen, verplaatsen, bewerken en verwijderen. Wie alleen mag meekijken kan een notitie openen en lezen, maar de velden zijn vergrendeld. Een notitie hoort bij de werkruimte en niet bij wie hem schreef, dus hij blijft staan als die persoon weggaat. Notities verschijnen ook in de zoekfunctie van de app, zodat een half onthouden “Black Friday” zijn notitie vindt, en ze zitten in de export van je accountgegevens.
Wil je liever een heel jaar feestdagen in één keer laden dan dertig keer klikken, dan accepteert de API notities met een datum YYYY-MM-DD, een tekst en een optionele hexkleur, en geeft hij ze terug voor bereiken tot een jaar.
Een kwartaalroutine van tien minuten
- Pin sluitingen en feestdagen, in rood en blauw.
- Pin elke lancering en daarna de deadline die één à twee weken eerder valt.
- Pin twee of drie bewuste gaten, met de reden.
- Schrijf de kleurenlegenda in de eerste notitie van het kwartaal.
- Verwijder aan het einde van het kwartaal wat voorbij is.
Kalendernotities zitten in elk abonnement, ook het gratis, zonder aparte limiet op hoeveel je er kunt toevoegen.
Als je de kalender zelf nog aan het opbouwen bent: een social media contentkalender maken behandelt ritme en slots, het sjabloon voor een contentkalender geeft je een startindeling en wat is een social media contentkalender legt uit waarom een kalender helpt. Om de gepinde dagen te vullen is in bulk inplannen de snelle route, en de beste tijd om te posten helpt bij het uur binnen een dag.
Je kunt het proberen met het gratis abonnement: begin gratis op app.bulkpublish.com.