カレンダーメモは追加するのも簡単ですが、見過ごすのも簡単です。だから大事なのは作り方ではなく、何にメモを付ける価値があるかです。この記事では、小さなお店の1四半期を例に、どの日付にメモを付け、どの日付には付けなかったかを見ていき、整ったカレンダーを壁紙のように変えてしまう失敗で締めくくります。メモの追加や編集の操作そのものは、カレンダーメモのページで説明しています。
例：パン屋が年末の四半期を計画する
3人で営むパン屋を考えます。Instagramアカウントが1つ、Facebookページが1つ、Googleビジネスプロフィールが1つあります。9月下旬に誰かが席につき、四半期全体をひと目で把握できるようにしたいと考えます。手元には2つのリストがあります。動かせない日付と、その日付に左右される作業です。
ステップ1：誰にも動かせない日付を固定する
これを最初に入れます。ほかのすべてがこれを軸に計画されるからです。
- 10/31、「ハロウィン。今週の写真に載せる商品はかぼちゃパンだけ。」
- 11/28、「ブラックフライデー。特典は朝6時開始、投稿は5時55分に出る。」
- 12/24、「最終受け取り日。店は1月1日まで休み。」
- 12/25と1/1、休業の最初の日と最後の日（メモは1つの日付にしか付かないので、休業は両端にメモを置きます）、「休業。投稿なし。」
4行で、四半期にもう背骨ができました。どれも「何を投稿するか」は書いていないことに注目してください。書いてあるのは、その日に何が事実かです。
ステップ2：イベントだけでなく締め切りも固定する
発売日は事実です。写真が用意できていなければならない日は決断で、うまくいかなくなるのはこちらです。そこでパン屋は逆算します。
- 11/14、「ブラックフライデーの写真と特典の文面を提出。」
- 11/21、「ブラックフライデーの投稿をスケジュールする最終日。先に営業時間を確認。」
- 12/10、「クリスマスボックスのカードを発注。撮影は翌週。」
これは人に向けたリマインダーで、まさにメモの役目です。何も公開されず、何も検証されませんが、11月にカレンダーを開いた3人は、締め切りが、それが影響する投稿と同じ枠に載っているのを目にします。
ステップ3：空白の理由を書く
12月上旬の2週間はほとんど何もスケジュールされていません。パン屋は投稿ではなく焼く作業をしているからです。メモがなければ、その期間は見落としに見えて、誰かがつなぎの投稿で埋めてしまいます。「あえて軽い週。投稿は最大2件」の1行があれば、質問もつなぎ投稿も防げます。
メモか、投稿か、下書きか
パン屋は初日からこの仕分けの問題にぶつかりました。行き着いたルールがこちらです。
| それが… | なら… |
|---|---|
| ある日についての事実（祝日、休業、イベント） | メモ |
| 誰かへのタスク（素材の提出、応募者への返信） | メモ |
| 読者に届けたいもの | 投稿 |
| 日付も最終文面もないアイデア | 投稿の下書き（メモではない） |
| パターンで繰り返されるもの | 繰り返し投稿 |
判断基準は、読者に見せるかどうかです。見せるなら投稿、チームだけが見るならメモです。メモはどこにも送られないので、「正午にこれを投稿」とメモに書くのは罠です。何もスケジュールされていないのに、リマインダーだけが忙しそうに居座ります。
新メンバーが入っても通用する色のルール
色は6色あり、アプリはどの色にも意味を与えていません。パン屋はこれを選び、四半期の最初のメモにリストを書きました。
| 色 | 用途 |
|---|---|
| 赤 | 休業と厳守の締め切り |
| 緑 | 特典とローンチ |
| 青 | 祝日 |
| 紫 | チームのイベントと撮影 |
| グレー | 参考情報、対応不要 |
| アンバー（デフォルト） | やることのリマインダー |
大事なのはこの意味づけそのものではなく、赤の意味が1つに決まっていることです。そうすれば、1か月をひと目見るだけでリスクのある場所が分かります。月表示は1日あたり2件のメモを表示し、その先は「+N notes」になります。3、4件ある日は何かがおかしい日であることが多いので、赤のメモは短く、グレーは少なめにしておくと効果的です。
よくある失敗
- メモにブリーフを書く。 メモは2,000文字まで入りますが、月表示のチップは1行です。メモにはリンクか参照先だけを書き、資料は別の場所に置きましょう。
- ゴールだけを固定する。 「ローンチ」だけで「素材提出」がないと、手遅れになるまでチームがやるべきことがありません。
- 古いメモを残す。 前の四半期の赤いチップは、赤を見なくてよいと人に教えてしまいます。役目を終えたメモは削除しましょう。
- 個人的な走り書き。 メモはワークスペース全員に見えます。チーム全員が知るべきことに限りましょう。
- メモを投稿の代わりにする。 公開が必要ならスケジュールしてください。メモはどこにも送られません。
- 誰も合意していない色を信じる。 2人が青を別の意味で使うなら、ルールがないほうがましです。
誰が見て、誰が編集できるか
ワークスペース全員が同じメモを見ます。投稿を作成できるロールの人は、メモを追加、移動、編集、削除できます。閲覧のみの権限の人はメモを開いて読めますが、入力欄はロックされています。メモは書いた人ではなくワークスペースに属するので、その人が去っても残ります。メモはアプリの検索にも出てくるため、うろ覚えの「ブラックフライデー」でも該当のメモが見つかり、アカウントデータのエクスポートにも含まれます。
30回クリックする代わりに1年分の祝日を一度に読み込みたい場合、APIでは YYYY-MM-DD 形式の日付、テキスト、任意の16進カラーを指定してメモを作成でき、最大1年の範囲で一覧を取得できます。
10分でできる四半期ルーティン
- 休業と祝日を固定する（赤と青）。
- 各ローンチを固定し、その1〜2週間前に来る締め切りも固定する。
- 意図的な空白を2〜3か所、理由つきで固定する。
- 四半期の最初のメモに色の凡例を書く。
- 四半期の終わりに、過ぎたものを削除する。
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