Eine Kalendernotiz ist schnell angelegt und noch schneller übersehen. Die nützliche Frage lautet also nicht, wie man eine anlegt, sondern was eine verdient. Dieser Beitrag geht ein Quartal eines kleinen Betriebs durch, zeigt, welche Tage eine Notiz bekamen und welche nicht, und endet mit den Fehlern, die einen aufgeräumten Kalender zur Tapete machen. Wie Notizen technisch angelegt und bearbeitet werden, steht auf der Seite Calendar notes.
Das Beispiel: Eine Bäckerei plant das letzte Quartal
Nimm eine Bäckerei mit drei Leuten, einem Instagram-Konto, einer Facebook-Seite und einem Google-Unternehmensprofil. Ende September setzt sich jemand hin und will, dass das ganze Quartal auf einen Blick Sinn ergibt. Es gibt zwei Listen: feste Termine und alles, was von diesen Terminen abhängt.
Schritt 1: Pinne die Termine, die niemand verschieben kann
Sie kommen zuerst, denn alles andere wird um sie herum geplant.
- 31. Okt., „Halloween. Kürbisbrot ist diese Woche das einzige Produkt auf den Fotos.“
- 28. Nov., „Black Friday. Angebot startet um 6 Uhr, der Beitrag geht um 5:55 raus.“
- 24. Dez., „Letzter Abholtag. Laden bis 1. Januar geschlossen.“
- 25. Dez. und 1. Jan., der erste und der letzte Schließtag (eine Notiz hängt an genau einem Datum, also bekommt eine Schließzeit an beiden Enden eine), „Geschlossen. Keine Beiträge.“
Vier Zeilen, und das Quartal hat schon ein Rückgrat. Beachte, dass keine davon sagt, was gepostet wird. Sie sagen, was an diesem Tag gilt.
Schritt 2: Pinne die Fristen, nicht nur die Ereignisse
Ein Launch-Termin ist eine Tatsache. Der Tag, bis zu dem die Fotos existieren müssen, ist eine Entscheidung, und genau die geht schief. Die Bäckerin arbeitet deshalb rückwärts:
- 14. Nov., „Black-Friday-Fotos und Angebotstext fällig.“
- 21. Nov., „Letzter Tag, um die Black-Friday-Beiträge einzuplanen. Vorher die Öffnungszeiten prüfen.“
- 10. Dez., „Karten für die Weihnachtsbox bestellen. Fotoshooting nächste Woche.“
Das sind Erinnerungen an eine Person, und dafür sind Notizen da. Nichts wird veröffentlicht, nichts wird geprüft, aber drei Leute, die im November den Kalender öffnen, sehen die Frist in derselben Zelle wie die Beiträge, die sie betrifft.
Schritt 3: Erkläre die Lücken
Zwei Wochen Anfang Dezember haben fast nichts eingeplant, weil die Bäckerei backt statt zu posten. Ohne Notiz sieht dieser Abschnitt wie ein Versehen aus, und jemand füllt ihn mit Lückenfüllern. Eine Zeile, „Absichtlich ruhige Woche, höchstens 2 Beiträge“, erspart die Rückfrage und die Füller.
Notiz, Beitrag oder Entwurf?
Die Bäckerei stolperte schon am ersten Tag über dieses Sortierproblem. Das ist die Regel, bei der sie landete.
| Wenn es sich um… handelt | Dann ist es ein… |
|---|---|
| Eine Tatsache über einen Tag (Feiertag, Schließung, Termin) | Notiz |
| Eine Aufgabe für eine Person (Material fällig, Teilnehmern antworten) | Notiz |
| Etwas, das dein Publikum erreichen soll | Beitrag |
| Eine Idee ohne Datum und ohne fertigen Text | Beitragsentwurf, keine Notiz |
| Etwas, das nach einem Muster wiederkehrt | Wiederkehrender Beitrag |
Der Test: Soll das Publikum es sehen? Wenn ja, ist es ein Beitrag. Wenn nur das Team es sehen soll, ist es eine Notiz. Eine Notiz geht nie raus, also ist „Mittags posten“ als Notiz eine Falle: Die Erinnerung steht geschäftig da, während nichts eingeplant ist.
Ein Farbsystem, das eine neue Kollegin übersteht
Du hast sechs Farben, und die App gibt keiner eine Bedeutung. Die Bäckerei hat diese gewählt und die Liste in die erste Notiz des Quartals geschrieben:
| Farbe | Verwendet für |
|---|---|
| Rot | Schließungen und harte Fristen |
| Grün | Angebote und Launches |
| Blau | Feiertage |
| Lila | Team-Termine und Shootings |
| Grau | Zur Info, nichts zu tun |
| Bernstein (Standard) | Erinnerungen, etwas zu erledigen |
Es kommt nicht auf diese Bedeutungen an, sondern darauf, dass Rot nur eine hat, damit ein Blick auf einen Monat zeigt, wo das Risiko liegt. Die Monatsansicht zeigt zwei Notizen pro Zelle und dann „+N notes“, und ein Tag mit drei oder vier ist oft ein Tag, an dem etwas nicht stimmt. Rote Notizen also kurz halten und graue sparsam einsetzen.
Häufige Fehler
- Ein Briefing in eine Notiz schreiben. Notizen fassen bis zu 2.000 Zeichen, aber der Chip in der Monatsansicht ist eine Zeile. Setz einen Link oder Verweis in die Notiz und das Dokument woandershin.
- Nur die Ziellinie pinnen. „Launch“ ohne „Material fällig“ gibt dem Team nichts zu tun, bis es zu spät ist.
- Alte Notizen stehen lassen. Die roten Chips vom letzten Quartal lehren die Leute, Rot nicht mehr zu lesen. Lösche eine Notiz, wenn sie ihren Zweck erfüllt hat.
- Persönliche Kritzeleien. Notizen sieht der ganze Workspace. Beschränke sie auf das, was das ganze Team wissen sollte.
- Eine Notiz als Beitrag benutzen. Wenn es veröffentlicht werden soll, plane es ein. Eine Notiz wird nirgendwohin gesendet.
- Sich auf eine Farbe verlassen, die niemand vereinbart hat. Wenn zwei Leute Blau für Verschiedenes nutzen, ist das System schlechter als keins.
Wer sie sieht, wer sie bearbeitet
Der ganze Workspace sieht dieselben Notizen. Wer mit seiner Rolle Beiträge erstellen darf, kann Notizen hinzufügen, verschieben, bearbeiten und löschen. Wer nur Leserechte hat, kann eine Notiz öffnen und lesen, aber die Felder sind gesperrt. Eine Notiz gehört dem Workspace und nicht der Person, die sie geschrieben hat, sie bleibt also, wenn diese geht. Notizen tauchen auch in der Suche der App auf, sodass ein halb erinnertes „Black Friday“ seine Notiz findet, und sie sind im Export deiner Kontodaten enthalten.
Wenn du lieber ein ganzes Jahr Feiertage auf einmal laden willst, statt dreißigmal zu klicken, nimmt die API Notizen mit einem Datum im Format YYYY-MM-DD, einem Text und einer optionalen Hex-Farbe an und listet sie für Zeiträume von bis zu einem Jahr auf.
Eine Quartalsroutine in zehn Minuten
- Pinne Schließungen und Feiertage, in Rot und Blau.
- Pinne jeden Launch und dann die Frist, die ein bis zwei Wochen davor liegt.
- Pinne zwei oder drei bewusste Lücken, mit Begründung.
- Schreib die Farblegende in die erste Notiz des Quartals.
- Lösche am Quartalsende, was vorbei ist.
Kalendernotizen gibt es in jedem Tarif, auch im kostenlosen, ohne eigenes Limit, wie viele du anlegen darfst.
Wenn du den Kalender selbst noch aufbaust: Social-Media-Content-Kalender erstellen behandelt Rhythmus und Slots, die Content-Kalender-Vorlage gibt dir ein Startlayout, und der Leitfaden zum Social-Media-Content-Kalender erklärt, warum ein Kalender überhaupt hilft. Um die gepinnten Tage zu füllen, ist Massenplanung der schnelle Weg, und die beste Zeit für Social-Media-Beiträge hilft bei der Uhrzeit innerhalb eines Tages.
Du kannst es im kostenlosen Tarif ausprobieren: kostenlos starten auf app.bulkpublish.com.