Het lastige deel van social media werk als virtuele assistent is niet het posten. Het is dat elk account dat je aanraakt van iemand anders is. Je hebt genoeg toegang nodig om het werk te doen, niet meer dan dat, en een manier om alles binnen een week terug te geven zonder dat er iets stukgaat. Krijg dat deel goed en de rest van het werk is gewoon.
Dit is een gids voor de toegangs- en overdrachtskant, wat het deel is waar niemand over schrijft, in plaats van over het schrijven van captions.
Hoe krijg je toegang zonder wachtwoorden te delen?
Vraag om een verbinding, geen login. Elk groot netwerk ondersteunt gedelegeerde toegang: de eigenaar houdt het account en verleent daarbovenop een rol of een app-verbinding.
| Netwerk | De juiste manier van binnenkomen | Wat je nooit zou moeten accepteren |
|---|---|---|
| Facebook en Instagram | Een rol op de Pagina of het bedrijfsmiddel, verleend vanuit de Business Manager van de klant | Het persoonlijke Facebookwachtwoord van de klant |
| Een beheerdersrol op de bedrijfspagina | Toegang tot de login van het persoonlijke profiel van de klant | |
| YouTube | Een kanaalrechten via het Merkaccount, of Google-delegatie | Inloggen op het Google-account van de klant |
| Een rol op het zakelijke account | Een gedeeld wachtwoord | |
| X, Bluesky, Threads, Mastodon | Een door de eigenaar geautoriseerde planningstoolverbinding | Een wachtwoord, tenzij het netwerk echt geen andere route heeft |
Uit die tabel volgen twee regels. Ten eerste: als de enige manier van binnenkomen het wachtwoord van de klant is, is dat een feit over het netwerk, geen toestemming om het je standaard te maken. Schrijf het op in de overeenkomst en zet de tweefactorauthenticatie van de klant aan met het eigen apparaat van de klant, niet dat van jou. Ten tweede: wie de Business Manager beheert, beheert alles wat daaronder valt. Als de Pagina van een klant binnen de Business Manager van een bureau zit dat al bestond voordat jij begon, verwacht dan later een langzaam ontwarringsproces.
Doe het verbinden zelf terwijl je een scherm deelt met de klant. Het kost eenmalig vijftien minuten en bespaart de e-mailthread van drie dagen waarin ze proberen het juiste instellingenscherm te vinden.
Waarom zijn goedkeuringen belangrijker als jij niet het merk bent?
Omdat een fout jou de klant kost in plaats van jou een dinsdag te kosten.
Een in-house social manager die iets onhandigs post, heeft een leidinggevende, een context en een geschiedenis om op terug te vallen. Een freelancer die iets onhandigs post, heeft een factuur en een handtekening. Goedkeuringen zijn geen bureaucratie in die positie. Het is het bewijs dat de klant deze bewoording heeft gezien en ja heeft gezegd.
Wat dat er in de praktijk uitziet:
- Alles wat je voor een klant schrijft, gaat in een wachtrij die zichzelf niet kan publiceren totdat iemand aan hun kant het goedkeurt.
- Een afwijzing komt terug met een reden erbij, schriftelijk, in hetzelfde systeem. Mondelinge feedback in een gesprek verdwijnt.
- Je stopt met om goedkeuring vragen voor de terugkerende, saaie posts zodra een patroon is vastgesteld, en blijft vragen bij alles met een claim, een prijs, een datum of een persoon erin.
Dat laatste punt telt, want een goedkeuringsstap die alles dekt, wordt binnen een maand een formaliteit en beschermt dan niemand meer. Keur de risicovolle categorie goed, niet de hele kalender.
Als je met meerdere klanten werkt, houd de accounts van elke klant apart gegroepeerd zodat je nooit de verkeerde kalender kunt openen. Dit is hetzelfde probleem dat bureaus hebben, en de gids voor bureau-workflow behandelt de groeperingskant uitgebreider.
Wat gebeurt er als een klant vertrekt?
Plan het vertrek aan het begin, wanneer iedereen nog vriendelijk is, in plaats van tijdens de ongemakkelijke laatste week.
Een nette overdracht heeft vier onderdelen:
- Verwijder je toegang, en bevestig dat die weg is. Vraag de klant om daarna zelf hun eigen Business Manager en Pagerechten te checken. Jouw woord dat je jezelf hebt verwijderd, is niet hetzelfde als dat zij het zien.
- Draag de ingeplande wachtrij over. Alles wat je hebt ingepland voorbij de laatste dag van de opdracht wordt óf geannuleerd óf overgedragen. Een post die twee weken na afloop van het contract afgaat, is een slechte laatste indruk en soms een echt probleem.
- Draag de media over. Foto’s, graphics en video die je voor hen hebt gemaakt. Spreek van tevoren af of de bronbestanden erbij horen, want dat is bij verrassend veel opdrachten een echt discussiepunt.
- Draag de kalender en de notities over. Wat er is ingepland, wat er heeft gepresteerd, wat de klant heeft afgekeurd en waarom. Dit is het deel waarvoor klanten je zich zullen herinneren.
De meest voorkomende mislukking is de ingeplande post die afgaat nadat de samenwerking is beëindigd. Maak voor je laatste week een lijst van alles wat is ingepland voorbij de einddatum en loop die regel voor regel door met de klant.
Houd je eigen werk in een account dat jij beheert, en verbind de kanalen van de klant daarmee. Vertrekken betekent dan kanalen loskoppelen in plaats van je werkruimte afstaan. Als de klant erop staat dat het planningsaccount van hen is, is dat een redelijk verzoek, maar het betekent dat jij een gebruiker bent binnen hun tool en dat zou je dienovereenkomstig moeten prijzen.
Wat hoort er in de overeenkomst te staan?
Korte lijst, en het maakt de rest van het werk rustiger:
- Tot welke accounts je toegang hebt, en met welke rol.
- Wie wat goedkeurt, en hoeveel tijd ze hebben voordat een post vervalt.
- Wat er gebeurt met ingeplande posts wanneer de opdracht eindigt.
- Of jij of de klant eigenaar is van de media die je produceert.
- Of je mag reageren op reacties en DM’s, of alleen mag publiceren.
Dat laatste wordt voortdurend overgeslagen. Reageren is een ander risico dan posten, en veel klanten willen dat je het ene doet en het andere niet.
De korte versie
- Krijg gedelegeerde toegang via rollen en verbindingen, nooit een wachtwoord, tenzij het netwerk geen andere optie laat.
- Zet een goedkeuringsstap voor alles met een claim, een prijs, een datum of een persoon erin.
- Groepeer de kanalen van elke klant apart zodat de verkeerde kalender niet geopend kan worden.
- Ruim voordat een opdracht eindigt alles op wat is ingepland voorbij de laatste dag, of draag het over.
- Schrijf het vertrek in de overeenkomst terwijl iedereen elkaar nog aardig vindt.
Meerdere klanten vanuit één plek inplannen
Dit is de praktische vorm van het werk: één werkruimte die jij beheert, de kanalen van elke klant daarmee verbonden en in hun eigen groep gehouden, posts die wachten op goedkeuring van die klant voordat ze kunnen publiceren, en aan het einde een loskoppeling in plaats van een overdracht van je hele account.
BulkPublish doet dat. Kanalen groeperen per klant, posts en media dragen labels zodat de kalender uitfiltert naar één klant tegelijk, en een post die vastgehouden wordt voor goedkeuring kan de wachtrij niet bereiken totdat die er een heeft. Goedkeuringen staan op de goedkeuringspagina als je de details wilt, en de pagina met prijzen vermeldt hoeveel kanalen elk plan verbindt, wat meestal het getal is dat bepaalt hoeveel klanten je aankunt.
Twee gratis tools die de moeite waard zijn om in een tabblad te houden: de LinkedIn tekentelller om de post van een klant te checken voordat die voor goedkeuring gaat, en de feestdagenkalender voor social media om de voorspelbare weken te vullen zonder de klant om ideeën te vragen.