La partie difficile du travail sur les réseaux sociaux en tant qu’assistant virtuel n’est pas la publication. C’est que chaque compte auquel vous touchez appartient à quelqu’un d’autre. Il vous faut suffisamment d’accès pour faire le travail, pas plus, et un moyen de tout rendre sous une semaine de préavis sans rien casser. Réussissez cette partie et le reste du travail devient ordinaire.
Ceci est un guide sur l’accès et la passation, la partie dont personne ne parle, plutôt que sur la rédaction de légendes.
Comment obtenir un accès sans partager de mots de passe ?
Demandez une connexion, pas un identifiant. Chaque grand réseau prend en charge un accès délégué : le propriétaire garde le compte et accorde un rôle ou une connexion d’application par-dessus.
| Réseau | La bonne façon d’accéder | Ce qu’il ne faut jamais accepter |
|---|---|---|
| Facebook et Instagram | Un rôle sur la Page ou l’actif Business, accordé depuis le Business Manager du client | Le mot de passe Facebook personnel du client |
| Un rôle d’administrateur sur la page entreprise | L’accès à l’identifiant du profil personnel du client | |
| YouTube | Une permission de chaîne via le compte de marque, ou une délégation Google | Se connecter au compte Google du client |
| Un rôle sur un compte professionnel | Un mot de passe partagé | |
| X, Bluesky, Threads, Mastodon | Une connexion via un outil de programmation autorisée par le propriétaire | Un mot de passe, sauf si le réseau n’offre vraiment aucune autre voie |
Deux règles découlent de ce tableau. D’abord, si le seul moyen d’accéder est le mot de passe du client, c’est un fait propre au réseau, pas une permission d’en faire votre pratique par défaut. Notez-le dans le contrat et activez la double authentification du client avec l’appareil du client, pas le vôtre. Ensuite, quiconque détient le Business Manager détient tout ce qui en dépend. Si la Page d’un client vit à l’intérieur du Business Manager d’une agence antérieure à votre arrivée, attendez-vous à un démêlage lent plus tard.
Effectuez la connexion vous-même en partageant l’écran avec le client. Cela prend quinze minutes une seule fois et évite le fil d’e-mails de trois jours où il cherche le bon écran de paramètres.
Pourquoi les validations comptent-elles davantage quand vous n’êtes pas la marque ?
Parce qu’une erreur vous coûte le client plutôt qu’un simple mardi difficile.
Un community manager interne qui publie quelque chose de maladroit a un responsable, un contexte et un historique sur lesquels s’appuyer. Un prestataire qui publie quelque chose de maladroit a une facture et une signature. Les validations ne sont pas de la bureaucratie dans cette position. Elles sont la preuve que le client a vu ce texte et a dit oui.
Ce que cela donne en pratique :
- Tout ce que vous écrivez pour un client entre dans une file qui ne peut se publier d’elle-même tant que quelqu’un de son côté ne l’a pas validé.
- Un refus revient avec une raison jointe, par écrit, dans le même système. Un retour verbal en appel disparaît.
- Vous cessez de demander une validation pour les publications récurrentes et sans risque une fois qu’un schéma est établi, et vous continuez à la demander pour tout ce qui contient une affirmation, un prix, une date ou une personne.
Ce dernier point compte, car une étape de validation qui couvre tout finit par être approuvée machinalement en un mois et ne protège plus personne. Validez la catégorie à risque, pas tout le calendrier.
Si vous travaillez avec plusieurs clients, gardez les comptes de chaque client regroupés séparément pour ne jamais risquer d’ouvrir le mauvais calendrier. C’est le même problème que rencontrent les agences, et le guide de flux de travail pour agences traite ce regroupement plus en détail.
Que se passe-t-il quand un client part ?
Planifiez le départ dès le début, quand tout le monde est encore cordial, plutôt que pendant la dernière semaine, souvent gênante.
Une passation propre comporte quatre parties :
- Retirez votre accès, et confirmez qu’il a disparu. Demandez au client de vérifier lui-même son Business Manager et ses rôles de Page ensuite. Votre parole que vous vous êtes retiré n’équivaut pas à ce qu’il le voie de ses propres yeux.
- Transmettez la file programmée. Tout ce que vous avez programmé au-delà du dernier jour de la mission doit être annulé ou transféré. Une publication qui se déclenche deux semaines après la fin du contrat laisse une mauvaise dernière impression, et parfois un vrai problème.
- Transmettez les ressources. Photos, visuels et vidéos que vous avez produits pour le client. Convenez à l’avance si les fichiers source sont inclus, car c’est un motif de désaccord réel dans un nombre surprenant de missions.
- Transmettez le calendrier et les notes. Ce qui a été programmé, ce qui a bien fonctionné, ce que le client a refusé et pourquoi. C’est la partie dont les clients se souviendront de vous.
L’erreur la plus fréquente est la publication en file qui se déclenche après la fin de la relation. Avant votre dernière semaine, listez tout ce qui est programmé au-delà de la date de fin et passez-le en revue ligne par ligne avec le client.
Gardez votre propre travail dans un compte que vous contrôlez, et connectez-y les canaux du client. Partir signifie alors déconnecter des canaux plutôt que céder votre espace de travail. Si le client insiste pour que le compte de programmation lui appartienne, c’est une demande raisonnable, mais cela signifie que vous êtes un utilisateur à l’intérieur de son outil, et vous devriez facturer en conséquence.
Que doit contenir le contrat ?
Une courte liste, qui apaise tout le reste du travail :
- Quels comptes vous sont accessibles, et avec quel rôle.
- Qui valide quoi, et dans quel délai avant qu’une publication ne glisse.
- Ce qu’il advient des publications programmées à la fin de la mission.
- Si vous ou le client possédez les ressources que vous produisez.
- Si vous êtes autorisé à répondre aux commentaires et messages privés, ou uniquement à publier.
Ce dernier point est constamment oublié. Répondre est un risque différent de publier, et beaucoup de clients veulent que vous fassiez l’un sans l’autre.
En résumé
- Obtenez un accès délégué via des rôles et des connexions, jamais un mot de passe, sauf si le réseau ne laisse aucune autre option.
- Placez une étape de validation devant tout ce qui contient une affirmation, un prix, une date ou une personne.
- Regroupez les canaux de chaque client séparément pour éviter d’ouvrir le mauvais calendrier.
- Avant la fin d’une mission, videz ou transférez tout ce qui est programmé au-delà du dernier jour.
- Inscrivez le départ dans le contrat pendant que tout le monde s’apprécie encore.
Programmer plusieurs clients depuis un seul endroit
Voici la forme pratique du travail : un espace de travail que vous possédez, les canaux de chaque client qui y sont connectés et regroupés séparément, des publications qui attendent la validation de ce client avant de pouvoir se publier, et une simple déconnexion à la fin plutôt qu’une passation de tout votre compte.
BulkPublish fait exactement cela. Les canaux se regroupent par client, les publications et ressources portent des étiquettes pour que le calendrier se filtre sur un seul client à la fois, et une publication en attente de validation ne peut atteindre la file tant qu’elle n’en a pas reçu une. Les validations sont détaillées sur la page des validations, et la page des tarifs indique combien de canaux chaque offre connecte, ce qui détermine généralement combien de clients vous pouvez gérer.
Deux outils gratuits à garder sous la main : le compteur de caractères LinkedIn pour vérifier une publication client avant de l’envoyer en validation, et le calendrier des fêtes réseaux sociaux pour remplir les semaines prévisibles sans demander d’idées au client.