La parte difficile del lavoro sui social media come assistente virtuale non è pubblicare. È che ogni account che tocchi appartiene a qualcun altro. Ti serve abbastanza accesso per fare il lavoro, non di più, e un modo per restituirlo tutto con una settimana di preavviso senza che nulla si rompa. Fai bene questa parte e il resto del lavoro è ordinario.
Questa è una guida al lato accesso e passaggio di consegne, la parte di cui nessuno scrive, piuttosto che alla scrittura delle didascalie.
Come ottenere l’accesso senza condividere le password?
Chiedi una connessione, non un login. Ogni grande rete supporta l’accesso delegato: il proprietario mantiene l’account e concede un ruolo o una connessione app sopra di esso.
| Rete | Il modo giusto per accedere | Cosa non dovresti mai accettare |
|---|---|---|
| Facebook e Instagram | Un ruolo sulla Pagina o sull’asset Business, concesso dal Business Manager del cliente | La password personale di Facebook del cliente |
| Un ruolo di amministratore sulla pagina aziendale | L’accesso al login del profilo personale del cliente | |
| YouTube | Un permesso sul canale tramite il Brand Account, o delega Google | Accedere all’account Google del cliente |
| Un ruolo su un account business | Una password condivisa | |
| X, Bluesky, Threads, Mastodon | Una connessione dello scheduler autorizzata dal proprietario | Una password, a meno che la rete non lasci davvero nessun’altra strada |
Da questa tabella derivano due regole. Primo, se l’unico modo per entrare è la password del cliente, è un dato di fatto sulla rete, non il permesso di renderla la tua abitudine predefinita. Scrivilo nell’accordo e attiva l’autenticazione a due fattori del cliente con il dispositivo del cliente stesso, non il tuo. Secondo, chi possiede il Business Manager possiede tutto ciò che ne dipende. Se la Pagina di un cliente vive dentro il Business Manager di un’agenzia precedente a te, aspettati un lento districarsi in seguito.
Fai la connessione tu stesso mentre condividi lo schermo con il cliente. Ci vogliono quindici minuti una volta sola e ti risparmia i tre giorni di email in cui cercano di trovare la schermata delle impostazioni giuste.
Perché le approvazioni contano di più quando non sei tu il brand?
Perché un errore ti costa il cliente invece di costarti un martedì.
Un social manager interno che pubblica qualcosa di goffo ha un manager, un contesto e una storia su cui appoggiarsi. Un collaboratore esterno che pubblica qualcosa di goffo ha una fattura e una firma. Le approvazioni non sono burocrazia in quella posizione. Sono il documento che attesta che il cliente ha visto quel testo e ha detto sì.
Nella pratica significa questo:
- Tutto ciò che scrivi per un cliente entra in una coda che non può pubblicarsi da sola finché qualcuno dalla loro parte non approva.
- Un rifiuto torna indietro con un motivo allegato, per iscritto, nello stesso sistema. Il feedback verbale in una chiamata scompare.
- Smetti di chiedere approvazione sui post ricorrenti e noiosi una volta stabilito un pattern, e continui a chiederla su qualsiasi cosa contenga un’affermazione, un prezzo, una data o una persona.
L’ultimo punto conta, perché un passaggio di approvazione che copre tutto viene approvato meccanicamente entro un mese e poi non protegge più nessuno. Approva la categoria rischiosa, non l’intero calendario.
Se lavori con più clienti, tieni gli account di ciascun cliente raggruppati separatamente così non puoi aprire il calendario sbagliato. È lo stesso problema che hanno le agenzie, e la guida al flusso di lavoro d’agenzia copre il lato del raggruppamento in maggior dettaglio.
Cosa succede quando un cliente se ne va?
Pianifica l’uscita all’inizio, quando tutti sono ancora cordiali, invece che durante l’imbarazzante ultima settimana.
Un passaggio di consegne pulito ha quattro parti:
- Rimuovi il tuo accesso, e conferma che sia sparito. Chiedi al cliente di controllare da solo il proprio Business Manager e i ruoli sulla Pagina in seguito. La tua parola di aver rimosso te stesso non equivale a vederlo con i propri occhi.
- Consegna la coda programmata. Tutto ciò che hai in coda oltre l’ultimo giorno dell’incarico va cancellato o trasferito. Un post che parte due settimane dopo la fine del contratto è una brutta ultima impressione e a volte un problema vero.
- Consegna i materiali. Foto, grafiche e video che hai prodotto per loro. Accordatevi in anticipo se i file sorgente sono inclusi, perché è un vero motivo di disputa in un numero sorprendente di incarichi.
- Consegna il calendario e le note. Cosa era programmato, cosa ha performato, cosa il cliente ha vietato e perché. È questa la parte per cui i clienti ti ricorderanno.
Il singolo errore più comune è il post in coda che parte dopo la fine del rapporto. Prima della tua ultima settimana, elenca tutto ciò che è programmato oltre la data di fine e ripercorrilo con il cliente riga per riga.
Tieni il tuo lavoro in un account che controlli tu, e collega i canali del cliente a quello. In questo modo andarsene significa disconnettere i canali invece che cedere il tuo spazio di lavoro. Se il cliente insiste che l’account di programmazione sia il suo, è una richiesta ragionevole, ma significa che sei un utente dentro il suo strumento e dovresti quotare di conseguenza.
Cosa dovrebbe esserci nell’accordo?
Un elenco breve, e rende il resto del lavoro più tranquillo:
- A quali account hai accesso, e con quale ruolo.
- Chi approva cosa, e quanto tempo ha per farlo prima che un post slitti.
- Cosa succede ai post programmati quando l’incarico finisce.
- Se tu o il cliente possiedete i materiali che produci.
- Se sei autorizzato a rispondere a commenti e messaggi diretti, o solo a pubblicare.
Quest’ultimo punto viene saltato di continuo. Rispondere è un rischio diverso dal pubblicare, e molti clienti vogliono che tu faccia una cosa e non l’altra.
La versione breve
- Ottieni accesso delegato tramite ruoli e connessioni, mai una password, a meno che la rete non lasci nessun’altra opzione.
- Metti un passaggio di approvazione davanti a qualsiasi cosa contenga un’affermazione, un prezzo, una data o una persona.
- Raggruppa i canali di ciascun cliente separatamente così il calendario sbagliato non può essere aperto.
- Prima che un incarico finisca, cancella o trasferisci tutto ciò che è in coda oltre l’ultimo giorno.
- Scrivi l’uscita nell’accordo mentre tutti si trovano ancora bene.
Programmare più clienti da un unico posto
Questa è la forma pratica del lavoro: uno spazio di lavoro che possiedi tu, i canali di ogni cliente collegati e tenuti nel proprio gruppo, post che aspettano l’approvazione di quel cliente prima di poter essere pubblicati, e una disconnessione alla fine invece della consegna dell’intero tuo account.
BulkPublish fa proprio questo. I canali si raggruppano per cliente, post e materiali portano etichette così il calendario si filtra su un cliente alla volta, e un post trattenuto per approvazione non può raggiungere la coda finché non la riceve. Le approvazioni sono descritte nella pagina delle approvazioni se vuoi i dettagli, e la pagina dei prezzi elenca quanti canali collega ogni piano, che di solito è il numero che decide quanti clienti puoi gestire.
Due strumenti gratuiti da tenere in una scheda: il contatore di caratteri per LinkedIn per controllare un post del cliente prima che vada in approvazione, e il calendario delle festività social per riempire le settimane prevedibili senza chiedere idee al cliente.