La parte difícil del trabajo de redes sociales como asistente virtual no es publicar. Es que cada cuenta que tocas pertenece a otra persona. Necesitas el acceso justo para hacer el trabajo, ni uno más, y una forma de devolverlo todo con una semana de aviso sin que nada se rompa. Si aciertas en esa parte, el resto del trabajo es normal.
Esta es una guía sobre el acceso y el traspaso, que es la parte de la que nadie escribe, en lugar de sobre cómo redactar descripciones.
¿Cómo obtienes acceso sin compartir contraseñas?
Pide una conexión, no un inicio de sesión. Cada red importante admite acceso delegado: el propietario conserva la cuenta y concede un rol o una conexión de app por encima.
| Red | La forma correcta de entrar | Lo que nunca deberías aceptar |
|---|---|---|
| Facebook e Instagram | Un rol en la Página o el activo del negocio, concedido desde el Business Manager del cliente | La contraseña personal de Facebook del cliente |
| Un rol de administrador de la página de empresa | Acceso al inicio de sesión del perfil personal del cliente | |
| YouTube | Un permiso de canal a través de la Cuenta de marca, o delegación de Google | Iniciar sesión en la cuenta de Google del cliente |
| Un rol de cuenta de negocio | Una contraseña compartida | |
| X, Bluesky, Threads, Mastodon | Una conexión de programador autorizada por el propietario | Una contraseña, salvo que la red genuinamente no tenga otra vía |
De esa tabla se siguen dos reglas. Primero, si la única forma de entrar es la contraseña del cliente, eso es un hecho sobre la red, no un permiso para convertirlo en tu opción por defecto. Escríbelo en el acuerdo y activa la autenticación en dos pasos del cliente con el propio dispositivo del cliente, no el tuyo. Segundo, quien tenga el Business Manager tiene todo lo que hay debajo. Si la Página de un cliente vive dentro del Business Manager de una agencia anterior a ti, espera un desenredo lento más adelante.
Haz tú mismo la conexión mientras compartes pantalla con el cliente. Lleva quince minutos una vez y ahorra el hilo de correos de tres días donde intentan encontrar la pantalla de ajustes correcta.
¿Por qué importan más las aprobaciones cuando no eres la marca?
Porque un error te cuesta el cliente en lugar de costarte un martes.
Un gestor de redes sociales interno que publica algo torpe tiene un jefe, un contexto y un historial en el que apoyarse. Un contratista que publica algo torpe tiene una factura y una firma. Las aprobaciones no son burocracia en esa posición. Son el registro que dice que el cliente vio ese texto y dijo que sí.
Esto es lo que significa en la práctica:
- Todo lo que escribes para un cliente entra en una cola que no puede publicarse sola hasta que alguien de su lado lo apruebe.
- Un rechazo llega con un motivo adjunto, por escrito, en el mismo sistema. La retroalimentación verbal en una llamada desaparece.
- Dejas de pedir aprobación en las publicaciones recurrentes y aburridas una vez se establece un patrón, y sigues pidiéndola en cualquier cosa con una afirmación, un precio, una fecha o una persona.
El último punto importa, porque un paso de aprobación que cubre todo se convierte en un sello automático en un mes y ya no protege a nadie. Aprueba la categoría de riesgo, no todo el calendario.
Si trabajas con varios clientes, mantén las cuentas de cada cliente agrupadas por separado para no poder abrir el calendario equivocado. Es el mismo problema que tienen las agencias, y la guía de flujo de trabajo de agencia cubre el lado de la agrupación con más detalle.
¿Qué pasa cuando un cliente se marcha?
Planifica la salida al principio, cuando todo el mundo es amigable, en lugar de durante la última semana incómoda.
Un traspaso limpio tiene cuatro partes:
- Retira tu acceso, y confirma que ha desaparecido. Pide al cliente que compruebe su propio Business Manager y los roles de Página después. Que digas que te has retirado no es lo mismo que ellos lo vean.
- Entrega la cola programada. Todo lo que tengas en cola más allá del último día del contrato o se cancela o se transfiere. Una publicación que se dispara dos semanas después de terminar el contrato es una mala última impresión y a veces un problema real.
- Entrega los archivos. Fotos, gráficos y vídeo que produjiste para ellos. Acuerda de antemano si los archivos originales van incluidos, porque eso es un litigio real en un número sorprendente de contratos.
- Entrega el calendario y las notas. Qué se programó, qué funcionó, qué vetó el cliente y por qué. Esta es la parte por la que los clientes te recuerdan.
El fallo más común es la publicación en cola que se dispara después de que termine la relación. Antes de tu última semana, lista todo lo programado más allá de la fecha de fin y repásalo con el cliente línea por línea.
Mantén tu propio trabajo en una cuenta que controlas tú, y conecta a ella los canales del cliente. Entonces, marcharte significa desconectar canales en lugar de entregar tu espacio de trabajo. Si el cliente insiste en que la cuenta de programación sea suya, es una petición razonable, pero significa que eres un usuario dentro de su herramienta y deberías cobrar en consecuencia.
¿Qué debería incluir el acuerdo?
Lista corta, y hace el resto del trabajo más tranquilo:
- A qué cuentas tienes acceso, y con qué rol.
- Quién aprueba qué, y cuánto tiempo tiene para hacerlo antes de que una publicación se retrase.
- Qué pasa con las publicaciones programadas cuando termina el contrato.
- Si tú o el cliente sois propietarios de los archivos que produces.
- Si tienes permiso para responder a comentarios y mensajes directos, o solo para publicar.
Ese último punto se olvida constantemente. Responder es un riesgo distinto de publicar, y muchos clientes quieren que hagas una cosa y no la otra.
La versión corta
- Consigue acceso delegado mediante roles y conexiones, nunca una contraseña, salvo que la red no deje otra opción.
- Pon un paso de aprobación delante de cualquier cosa con una afirmación, un precio, una fecha o una persona.
- Agrupa los canales de cada cliente por separado para que no se pueda abrir el calendario equivocado.
- Antes de que termine un contrato, elimina o transfiere todo lo que esté en cola más allá del último día.
- Escribe la salida en el acuerdo mientras todos todavía se caen bien.
Programando para varios clientes desde un solo sitio
Esta es la forma práctica del trabajo: un espacio de trabajo que controlas tú, los canales de cada cliente conectados a él y agrupados por separado, publicaciones que esperan la aprobación de ese cliente antes de poder publicarse, y una desconexión al final en lugar de una entrega de toda tu cuenta.
BulkPublish hace eso. Los canales se agrupan por cliente, las publicaciones y los archivos llevan etiquetas para que el calendario se filtre a un cliente a la vez, y una publicación retenida para aprobación no puede llegar a la cola hasta que la tiene. Las aprobaciones están en la página de aprobaciones si quieres el detalle, y la página de precios lista cuántos canales conecta cada plan, que suele ser el número que decide cuántos clientes puedes llevar.
Dos herramientas gratuitas que vale la pena tener siempre a mano: el contador de caracteres de LinkedIn para revisar la publicación de un cliente antes de enviarla a aprobación, y el calendario de efemérides para redes sociales para rellenar las semanas predecibles sin pedirle ideas al cliente.