Der schwierige Teil der Social-Media-Arbeit als virtuelle Assistentin ist nicht das Posten. Es ist, dass jeder Account, den Sie anfassen, jemand anderem gehört. Sie brauchen genug Zugriff, um die Arbeit zu erledigen, nicht mehr, und eine Möglichkeit, alles innerhalb einer Woche zurückzugeben, ohne dass etwas kaputtgeht. Bekommen Sie diesen Teil richtig hin, ist der Rest der Arbeit gewöhnlich.
Dies ist ein Leitfaden zum Thema Zugriff und Übergabe, dem Teil, über den niemand schreibt, und nicht zum Verfassen von Bildunterschriften.
Wie erhalten Sie Zugriff, ohne Passwörter weiterzugeben?
Bitten Sie um eine Verbindung, kein Login. Jedes größere Netzwerk unterstützt delegierten Zugriff: Der Inhaber behält den Account und vergibt zusätzlich eine Rolle oder eine App-Verbindung.
| Netzwerk | Der richtige Weg hinein | Was Sie niemals akzeptieren sollten |
|---|---|---|
| Facebook und Instagram | Eine Rolle für die Seite oder das Business-Asset, vergeben aus dem Business Manager des Kunden | Das persönliche Facebook-Passwort des Kunden |
| Eine Administratorrolle für die Unternehmensseite | Zugriff auf das persönliche Profil-Login des Kunden | |
| YouTube | Eine Kanalberechtigung über das Markenkonto oder Google-Delegation | Sich in das Google-Konto des Kunden einzuloggen |
| Eine Rolle im Business-Konto | Ein geteiltes Passwort | |
| X, Bluesky, Threads, Mastodon | Eine vom Inhaber autorisierte Planer-Verbindung | Ein Passwort, außer das Netzwerk lässt wirklich keinen anderen Weg zu |
Aus dieser Tabelle folgen zwei Regeln. Erstens: Wenn der einzige Weg hinein das Passwort des Kunden ist, ist das eine Tatsache über das Netzwerk, keine Erlaubnis, es zu Ihrem Standard zu machen. Halten Sie es im Vertrag fest und aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung des Kunden mit dessen eigenem Gerät, nicht Ihrem. Zweitens: Wer den Business Manager hält, hält alles, was darunter hängt. Wenn die Seite eines Kunden in dem Business Manager einer Agentur liegt, die es schon vor Ihnen gab, rechnen Sie später mit einem langwierigen Entflechten.
Stellen Sie die Verbindung selbst her, während Sie den Bildschirm mit dem Kunden teilen. Das dauert einmalig fünfzehn Minuten und erspart den dreitägigen E-Mail-Verlauf, in dem er versucht, den richtigen Einstellungsbildschirm zu finden.
Warum sind Freigaben wichtiger, wenn Sie nicht die Marke sind?
Weil ein Fehler Sie den Kunden kostet, statt Sie nur einen Dienstag zu kosten.
Eine interne Social-Media-Managerin, die etwas Ungeschicktes postet, hat eine Vorgesetzte, einen Kontext und eine Historie, auf die sie sich stützen kann. Ein Auftragnehmer, der etwas Ungeschicktes postet, hat eine Rechnung und eine Unterschrift. Freigaben sind in dieser Position keine Bürokratie. Sie sind der Nachweis, dass der Kunde diesen Wortlaut gesehen und ja gesagt hat.
So sieht das in der Praxis aus:
- Alles, was Sie für einen Kunden schreiben, landet in einer Warteschlange, die sich nicht von selbst veröffentlichen kann, bis jemand auf seiner Seite zustimmt.
- Eine Ablehnung kommt mit einem beigefügten Grund zurück, schriftlich, im selben System. Mündliches Feedback in einem Anruf verschwindet.
- Sie hören auf, bei wiederkehrenden, unspektakulären Beiträgen um Freigabe zu bitten, sobald sich ein Muster etabliert hat, und fragen weiterhin bei allem, was eine Behauptung, einen Preis, ein Datum oder eine Person enthält.
Der letzte Punkt ist wichtig, denn ein Freigabeschritt, der alles abdeckt, wird innerhalb eines Monats zum Abnicken und schützt dann niemanden mehr. Geben Sie die riskante Kategorie zur Freigabe frei, nicht den ganzen Kalender.
Wenn Sie mit mehreren Kunden arbeiten, gruppieren Sie die Accounts jedes Kunden getrennt, damit Sie nie den falschen Kalender öffnen. Das ist dasselbe Problem, das Agenturen haben, und der Leitfaden für den Agentur-Workflow behandelt die Gruppierung ausführlicher.
Was passiert, wenn ein Kunde geht?
Planen Sie den Ausstieg am Anfang, wenn noch alle freundlich sind, statt in der unangenehmen letzten Woche.
Eine saubere Übergabe hat vier Teile:
- Entfernen Sie Ihren Zugriff und bestätigen Sie, dass er weg ist. Bitten Sie den Kunden, danach seinen eigenen Business Manager und die Seitenrollen zu prüfen. Ihr Wort, dass Sie sich selbst entfernt haben, ist nicht dasselbe, wie wenn er es selbst sieht.
- Übergeben Sie die geplante Warteschlange. Alles, was Sie über den letzten Tag der Zusammenarbeit hinaus eingeplant haben, wird entweder storniert oder übertragen. Ein Beitrag, der zwei Wochen nach Vertragsende erscheint, ist ein schlechter letzter Eindruck und gelegentlich ein echtes Problem.
- Übergeben Sie die Medien. Fotos, Grafiken und Videos, die Sie für den Kunden produziert haben. Klären Sie vorab, ob die Quelldateien dazugehören, denn das ist überraschend oft ein echter Streitpunkt.
- Übergeben Sie den Kalender und die Notizen. Was geplant war, was gut lief, was der Kunde abgelehnt hat und warum. Daran werden Kunden sich an Sie erinnern.
Der mit Abstand häufigste Fehler ist der geplante Beitrag, der nach Ende der Zusammenarbeit erscheint. Gehen Sie vor Ihrer letzten Woche alles Zeile für Zeile mit dem Kunden durch, was über das Enddatum hinaus geplant ist.
Behalten Sie Ihre eigene Arbeit in einem Account, den Sie kontrollieren, und verbinden Sie die Kanäle des Kunden damit. Dann bedeutet das Gehen, Kanäle zu trennen, statt Ihren Arbeitsbereich aufzugeben. Besteht der Kunde darauf, dass der Planungsaccount ihm gehört, ist das ein vernünftiger Wunsch, bedeutet aber, dass Sie Nutzer in seinem Tool sind, und Sie sollten entsprechend kalkulieren.
Was gehört in den Vertrag?
Eine kurze Liste, die den Rest der Arbeit ruhiger macht:
- Auf welche Accounts Sie Zugriff haben und mit welcher Rolle.
- Wer was freigibt und wie viel Zeit er dafür hat, bevor ein Beitrag verrutscht.
- Was mit geplanten Beiträgen passiert, wenn die Zusammenarbeit endet.
- Ob Sie oder der Kunde die von Ihnen produzierten Medien besitzen.
- Ob Sie befugt sind, auf Kommentare und DMs zu antworten, oder nur zu veröffentlichen.
Der letzte Punkt wird ständig übersprungen. Antworten ist ein anderes Risiko als Posten, und viele Kunden wollen, dass Sie das eine tun und das andere nicht.
Kurz zusammengefasst
- Holen Sie sich delegierten Zugriff über Rollen und Verbindungen, niemals ein Passwort, außer das Netzwerk lässt keine andere Option zu.
- Setzen Sie einen Freigabeschritt vor alles, was eine Behauptung, einen Preis, ein Datum oder eine Person enthält.
- Gruppieren Sie die Kanäle jedes Kunden getrennt, damit der falsche Kalender nicht geöffnet werden kann.
- Löschen oder übertragen Sie vor Ende einer Zusammenarbeit alles, was über den letzten Tag hinaus eingeplant ist.
- Schreiben Sie den Ausstieg in den Vertrag, solange sich alle noch mögen.
Mehrere Kunden aus einer Oberfläche heraus planen
Das ist die praktische Form der Arbeit: ein Arbeitsbereich, den Sie besitzen, die Kanäle jedes Kunden damit verbunden und in eigenen Gruppen gehalten, Beiträge, die auf die Freigabe dieses Kunden warten, bevor sie veröffentlicht werden können, und am Ende ein Trennen statt einer Übergabe Ihres gesamten Accounts.
BulkPublish macht genau das. Kanäle werden pro Kunde gruppiert, Beiträge und Medien tragen Labels, sodass sich der Kalender auf jeweils einen Kunden herunterfiltern lässt, und ein zur Freigabe angehaltener Beitrag erreicht die Warteschlange erst, wenn er sie hat. Details zu Freigaben finden Sie auf der Seite zu Freigaben, und die Preisseite listet auf, wie viele Kanäle jeder Plan verbindet, was meist die Zahl ist, die entscheidet, wie viele Kunden Sie betreuen können.
Zwei kostenlose Tools, die sich als Tab lohnen: der LinkedIn-Zeichenzähler, um den Beitrag eines Kunden vor der Freigabe zu prüfen, und der Social-Media-Feiertagskalender, um die vorhersehbaren Wochen zu füllen, ohne den Kunden nach Ideen zu fragen.