バーチャルアシスタントとしてのソーシャルメディア業務で難しいのは、投稿作業そのものではありません。自分が触るすべてのアカウントが他人のものであるという点です。仕事をこなすのに十分で、それ以上ではないアクセス権限が必要であり、1週間前の通知で何も壊さずにすべてを返却できる仕組みも必要です。この部分さえ正しく押さえれば、あとの仕事は普通のものになります。
これはキャプションの書き方ではなく、誰も書かないアクセス権限と引き継ぎの側面についてのガイドです。
パスワードを共有せずにアクセス権を得るには
ログイン情報ではなく連携を依頼してください。主要なネットワークはすべて委任アクセスをサポートしており、所有者はアカウントを保持したまま、その上に役割やアプリ連携を付与できます。
| ネットワーク | 正しい入り方 | 決して受け入れてはいけないもの |
|---|---|---|
| FacebookとInstagram | クライアントのビジネスマネージャーから付与される、ページまたはビジネスアセットへの役割 | クライアントの個人Facebookパスワード |
| 会社ページへのページ管理者権限 | クライアントの個人プロフィールへのログイン情報 | |
| YouTube | ブランドアカウント経由のチャンネル権限、またはGoogleの委任 | クライアントのGoogleアカウントへのログイン |
| ビジネスアカウントの役割 | 共有パスワード | |
| X、Bluesky、Threads、Mastodon | 所有者が承認した予約投稿ツールとの連携 | ネットワークに本当に他の手段がない場合を除き、パスワード |
この表から2つのルールが導かれます。第一に、唯一の入り方がクライアントのパスワードしかない場合、それはそのネットワークの仕様の話であって、それをデフォルトの手段にしてよいという許可ではありません。契約書に明記し、クライアント自身の端末でクライアントの二段階認証を有効にしてください(あなたの端末ではなく)。第二に、ビジネスマネージャーを保持している者がその下流のすべてを保持しています。クライアントのページがあなたより前から存在するエージェンシーのビジネスマネージャー内にある場合、後で整理に時間がかかることを想定しておいてください。
クライアントと画面共有しながら自分で連携作業を行ってください。一度15分かければ済み、正しい設定画面を探すために3日間メールをやり取りする手間を省けます。
自分がブランド本体でないとき、なぜ承認がより重要になるのか
間違いのコストが、あなたの火曜日1日分ではなく、クライアントそのものになるからです。
不器用な投稿をしてしまった社内のソーシャルメディア担当者には、頼れる上司、文脈、実績があります。不器用な投稿をしてしまった業務委託者には、請求書と署名しかありません。その立場において承認は官僚主義ではありません。それは、クライアントがこの文言を見て「イエス」と言ったという記録です。
実務上は次のようになります。
- クライアントのために書くものはすべて、先方の誰かが承認するまで自動では公開されないキューに入る
- 却下は理由を添えて、書面で、同じシステム内で返される。通話での口頭のフィードバックは消えてしまう
- パターンが確立した定型的で地味な投稿については承認を求めるのをやめ、主張、価格、日付、人物が含まれるものについては求め続ける
最後の点は重要です。すべてを対象にした承認ステップは1か月もすればただの形式的な確認になってしまい、誰も守らなくなるからです。カレンダー全体ではなく、リスクのあるカテゴリだけを承認対象にしてください。
複数のクライアントと仕事をしている場合は、間違ったカレンダーを開かないよう、クライアントごとにアカウントを分けてグループ化してください。これはエージェンシーが抱えるのと同じ問題であり、エージェンシー向けワークフローガイドではグループ化について詳しく解説しています。
クライアントが離れるときに何が起きるか
気まずい最終週にではなく、まだ関係が良好な最初のうちに退出プロセスを計画しておいてください。
きれいな引き継ぎには4つの要素があります。
- 自分のアクセス権を削除し、削除されたことを確認する。 その後、クライアント自身にビジネスマネージャーとページの役割を確認してもらってください。自分が削除したという申告は、彼らが実際に確認することとは違います。
- 予約済みのキューを引き渡す。 契約終了日以降に予約されているものはすべて、キャンセルするか引き継ぐかのどちらかにしてください。契約終了から2週間後に投稿が公開されるのは印象が悪く、時には本当のトラブルになります。
- メディアを引き渡す。 クライアントのために制作した写真、グラフィック、動画。元ファイルが含まれるかどうかは事前に合意してください。これは意外に多くの案件で実際に揉める点です。
- カレンダーとメモを引き渡す。 何が予約されていたか、何がうまくいったか、クライアントが却下したものとその理由。ここがクライアントの記憶に残る部分です。
最もよくある失敗は、関係終了後に公開されてしまう予約投稿です。最終週の前に、終了日以降に予約されているものをすべてリストアップし、クライアントと1件ずつ確認してください。
自分の作業は自分が管理するアカウントに保ち、クライアントのチャネルをそこに接続してください。そうすれば離れる際にはワークスペースごと引き渡すのではなく、チャネルの接続を解除するだけで済みます。クライアントが予約投稿アカウント自体を自社のものにするよう求めてきた場合、それは妥当な要求ですが、あなたはそのツールの中の一ユーザーになるということなので、それに応じた料金設定をすべきです。
契約書に何を盛り込むべきか
短いリストですが、これがあると仕事全体が落ち着きます。
- どのアカウントに、どの役割でアクセスできるか
- 誰が何を承認するか、投稿が流れてしまうまでの猶予はどれくらいか
- 契約終了時に予約済み投稿がどうなるか
- 制作したメディアの所有権はあなたかクライアントか
- コメントやDMへの返信を許可されているのか、それとも公開のみなのか
最後の点は常に見落とされます。返信は投稿とは別種のリスクであり、片方だけを任せたいクライアントは少なくありません。
まとめ
- ネットワークに他の選択肢が全くない場合を除き、パスワードではなく役割と連携を通じた委任アクセスを得る
- 主張、価格、日付、人物を含むものの前には必ず承認ステップを置く
- 間違ったカレンダーを開かないよう、クライアントごとにチャネルを分けてグループ化する
- 契約終了前に、終了日以降に予約されているものをすべてクリアまたは引き継ぐ
- まだ関係が良好なうちに、退出プロセスを契約書に書いておく
複数クライアントを1か所からまとめて予約する
これが実務上の理想的な形です。自分が所有する1つのワークスペースに、クライアントごとのチャネルを接続し、それぞれ独立したグループとして保ち、投稿はそのクライアントの承認を待ってから公開され、終了時にはアカウント全体を引き渡すのではなく接続を解除するだけで済みます。
BulkPublishはそれを実現します。チャネルはクライアントごとにグループ化され、投稿とメディアにはラベルが付けられるためカレンダーを1クライアントだけに絞り込め、承認待ちの投稿は承認されるまでキューに入りません。承認機能の詳細は承認機能ページに、各プランで接続できるチャネル数は料金ページにあります。これは通常、何人のクライアントを担当できるかを左右する数字です。
タブに入れておく価値のある無料ツールが2つあります。承認に回す前にクライアントの投稿を確認するためのLinkedIn文字数カウンターと、クライアントにアイデアを求めずに予測可能な週を埋めるためのソーシャルメディア祝日カレンダーです。