Een social media rapport bestaat om drie vragen te beantwoorden: wat hebben we gepubliceerd, wat gebeurde er, en wat verandert er volgende maand. Al de rest is opvulling. Het sjabloon hieronder is het geheel, inline, klaar om in een document te plakken.
De meeste rapportsjablonen zitten achter een e-mailformulier. Deze niet. Selecteer het blok, plak het, vervang de placeholders tussen haakjes.
Het sjabloon
# Social Media Rapport: [KLANTNAAM]
**Periode:** [STARTDATUM] tot [EINDDATUM]
**Voorbereid door:** [JOUW NAAM]
**Datum:** [RAPPORTDATUM]
---
## 1. Samenvatting
[Twee tot vier zinnen. Wat is er deze periode veranderd en waarom. Noem de
grootste enkele aanjager van de cijfers hieronder. Als de periode vlak was, zeg dat dan.]
**Hoofdcijfer:** [METRIC] ging van [VORIGE] naar [HUIDIGE] ([+/-X%]).
---
## 2. Wat we hebben gepubliceerd
| Kanaal | Posts | Posttypes | Notities |
|---|---|---|---|
| [PLATFORM] | [N] | [bijv. 4 reels, 6 statisch] | [ALLES ONGEBRUIKELIJKS] |
| [PLATFORM] | [N] | [TYPES] | [NOTITIES] |
| **Totaal** | **[N]** | | |
**Gepland versus gepubliceerd:** [N] gepland, [N] gepubliceerd, [N] verplaatst
of geschrapt. Reden voor een verschil: [REDEN]
---
## 3. Prestaties per kanaal
| Kanaal | Volgers | Verandering | Impressies | Engagements | Engagementsratio | Linkklikken |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [PLATFORM] | [N] | [+/-N] | [N] | [N] | [X,X%] | [N] |
| [PLATFORM] | [N] | [+/-N] | [N] | [N] | [X,X%] | [N] |
| **Totaal** | **[N]** | **[+/-N]** | **[N]** | **[N]** | **[X,X%]** | **[N]** |
**Vergeleken met [VORIGE PERIODE]:**
| Metric | Deze periode | Vorige periode | Verandering |
|---|---|---|---|
| Impressies | [N] | [N] | [+/-X%] |
| Engagements | [N] | [N] | [+/-X%] |
| Engagementsratio | [X,X%] | [X,X%] | [+/-X pt] |
| Linkklikken | [N] | [N] | [+/-X%] |
| Volgersgroei | [N] | [N] | [+/-X%] |
---
## 4. Top vijf posts
| # | Kanaal | Datum | Post (eerste 60 tekens) | Bereik | Engagementsratio | Waarom het werkte |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [PLATFORM] | [DATUM] | [TEKST] | [N] | [X,X%] | [ÉÉN REGEL] |
| 2 | [PLATFORM] | [DATUM] | [TEKST] | [N] | [X,X%] | [ÉÉN REGEL] |
| 3 | [PLATFORM] | [DATUM] | [TEKST] | [N] | [X,X%] | [ÉÉN REGEL] |
| 4 | [PLATFORM] | [DATUM] | [TEKST] | [N] | [X,X%] | [ÉÉN REGEL] |
| 5 | [PLATFORM] | [DATUM] | [TEKST] | [N] | [X,X%] | [ÉÉN REGEL] |
## 5. Onderste drie posts
| # | Kanaal | Datum | Post | Bereik | Engagementsratio | Waarschijnlijke reden |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [PLATFORM] | [DATUM] | [TEKST] | [N] | [X,X%] | [ÉÉN REGEL] |
| 2 | [PLATFORM] | [DATUM] | [TEKST] | [N] | [X,X%] | [ÉÉN REGEL] |
| 3 | [PLATFORM] | [DATUM] | [TEKST] | [N] | [X,X%] | [ÉÉN REGEL] |
---
## 6. Tegenover de doelen die we stelden
| Doel | Target | Werkelijk | Status |
|---|---|---|---|
| [DOEL UIT VORIG RAPPORT] | [TARGET] | [WERKELIJK] | [Gehaald / Gemist / Deels] |
| [DOEL] | [TARGET] | [WERKELIJK] | [STATUS] |
---
## 7. Wat we hebben geleerd
- [OBSERVATIE, met het getal dat het onderbouwt]
- [OBSERVATIE]
- [IETS WAT NIET WERKTE]
---
## 8. Volgende periode
| Actie | Eigenaar | Voor wanneer | Verwacht effect |
|---|---|---|---|
| [ACTIE] | [NAAM] | [DATUM] | [WAT ZOU MOETEN VERANDEREN] |
| [ACTIE] | [NAAM] | [DATUM] | [EFFECT] |
**Doelen voor [VOLGENDE PERIODE]:**
1. [MEETBAAR DOEL]
2. [MEETBAAR DOEL]
---
## Bijlage: definities
- **Engagementsratio:** [engagements / impressies, of engagements / volgers.
Vermeld welke, en houd het elke maand hetzelfde.]
- **Impressies:** [de eigen definitie van het platform, die per platform verschilt]
- **Databron:** [Native platforminzichten / analyses van de planningstool]
- **Data opgehaald:** [DATUM]Hoe je elke sectie invult
Sectie 1, samenvatting. Schrijf deze als laatste. Het is het enige deel dat sommige lezers zullen lezen, dus het moet het ene getal bevatten dat ertoe doet en de reden dat het veranderde. Als je geen reden kunt noemen, schrijf dan dat je die niet kunt noemen. Een aangegeven onbekende is nuttiger dan een verzonnen oorzaak.
Sectie 2, wat we hebben gepubliceerd. Dit is de sectie waar klanten stil van worden als die er is, en achterdochtig over worden als die ontbreekt. Publicatievolume is de input die je beheerst. Rapporteer dat voordat je resultaten rapporteert, en rapporteer het verschil tussen gepland en gepubliceerd zonder het af te zwakken.
Sectie 3, prestaties per kanaal. Haal de cijfers elke keer op dezelfde dag van de maand op, want platforms vullen met terugwerkende kracht aan en een rapport dat op de 2e wordt opgehaald zal niet overeenkomen met een op de 8e opgehaald rapport. Houd de formule voor engagementsratio identiek over periodes heen. Als je niet zeker weet hoe de noemers verschillen, toont onze engagementsratio calculator beide bases naast elkaar.
Secties 4 en 5, beste en slechtste posts. Vijf en drie, niet twintig. De kolom “waarom het werkte” is het echte werk: formaat, onderwerp, timing, of het eerlijke “we weten het niet”. De onderste posts zijn wat het rapport geloofwaardig maakt, en de meeste bureaus laten ze weg.
Sectie 6, doelen. Kopieer de doelen letterlijk uit het rapport van vorige maand. Een doel herschrijven zodat het bij het resultaat past, is de snelste manier om het vertrouwen van een klant in het hele document te verliezen.
Secties 7 en 8. Bij lessen hoort altijd een getal. Bij acties hoort altijd een naam en een datum. Een actie zonder eigenaar gebeurt niet.
Wat de meesten fout doen
IJdelheidscijfers rapporteren zonder noemer. “12.000 impressies” betekent niets zonder het cijfer van vorige maand en het aantal posts dat het opleverde. Elk ruw getal in het sjabloon staat daarom naast een vergelijking.
De metricdefinitie halverwege het jaar veranderen. Engagementsratio over impressies en engagementsratio over volgers leveren heel verschillende cijfers op. Kies er één, schrijf het in de bijlage, en verander het nooit stilletjes omdat het andere er beter uitziet.
Databronnen mengen. Native Instagram-inzichten en een externe planningstool zullen niet exact overeenkomen, omdat ze anders tellen en verversen. Kies één bron per metric en leg die vast.
Van het rapport de deliverable maken. Het rapport is een middel naar de tabel “volgende periode”. Als er in sectie 8 niets verandert als gevolg van secties 3 tot 7, heb je een bonnetje geschreven, geen rapport.
Het elke maand een andere lengte geven. Een rapport dat in maart twee pagina’s is en in april negen, is niet te vergelijken. Leg de vorm vast, varieer alleen de inhoud.
Hoe vaak je het moet versturen
Maandelijks voor de meeste klanten. Wekelijkse rapportages over organische social zijn vooral ruis: een week is te kort om iets over volgersgroei te zeggen, en één post kan elke ratio verstoren. Als een klant wekelijks contact wil, stuur dan in week twee een korte publicatie-update en aan het einde van de maand het volledige rapport.
Per kwartaal is de juiste frequentie voor het strategiegesprek, wat een ander document is. Combineer dit rapport één of twee keer per jaar met een social media audit.
De cijfers ophalen zonder een spreadsheetweekend
Het trage deel van dit sjabloon is sectie 3. Als je posts via één tool zijn ingepland, komen de tabel per kanaal en de tabel met topposts er direct uit. BulkPublish heeft een rapportages-weergave die gepubliceerde posts en hun metrics per kanaal en periode groepeert, plus CSV-export voor de periodes die je naast elkaar wilt leggen. Bureaus die dit maandelijks voor meerdere klanten doen, houden meestal één werkruimte per klant aan en exporteren elk rapport op dezelfde dag. Meer daarover op onze pagina voor bureaus.
De korte versie
Acht secties: samenvatting, wat je hebt gepubliceerd, prestaties, top vijf, onderste drie, doelen, lessen, volgende acties. Haal data elke maand op dezelfde datum op. Houd de formule voor engagementsratio vast en schrijf hem in de bijlage. Neem de posts die het niet goed deden mee. Als sectie 8 leeg is, heeft het rapport zijn werk niet gedaan.