Een social media workflow is het vaste pad dat een post aflegt van idee tot publicatie, met een genoemde eigenaar en een deadline bij elke stap. Zonder één wordt elke post vanaf nul onderhandeld en verplaatst het knelpunt zich onvoorspelbaar.
Hieronder staat een workflow van zes fasen met tijdsinschattingen, de regels die overdrachten laten werken, en de drie plekken waar dit breekt.
De zes fasen
| # | Fase | Eigenaar | Tijd (per 10 posts) | Deadline |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ideeën | Iedereen, één plek | Doorlopend | Continu |
| 2 | Plannen | Social lead | 30 min | Donderdag, week -2 |
| 3 | Produceren | Schrijver + designer | 2 uur | Maandag, week -1 |
| 4 | Beoordelen | Goedkeurder | 20 min | Woensdag, week -1 |
| 5 | Inplannen | Social lead | 15 min | Donderdag, week -1 |
| 6 | Reageren en meten | Community + lead | 15 min/dag, 45 min/maand | Dagelijks, dan einde maand |
De notatie “week -1” betekent de week vóór publicatie. Alles wordt een week van tevoren geschreven en goedgekeurd, wat de ene verandering is die de meeste stress uit een social kalender haalt.
Fase 1: ideeën (doorlopend)
Eén inbox voor ideeën, en maar één. Een kanaal, een document, een bord, het maakt niet uit welke, zolang er maar precies één is en iedereen weet welke.
De regel die het laat werken: ideeën worden zonder oordeel vastgelegd en pas in fase 2 beoordeeld. Als ideeën worden bediscussieerd op het moment dat ze worden geplaatst, stoppen mensen met ze plaatsen.
Fase 2: plannen (30 minuten, tweewekelijks)
De social lead leest de ideeën-inbox, kiest de posts voor de volgende cyclus, wijst elk een pijler, een formaat, een kanaal en een slot toe, en schrijft één regel ter beschrijving van elk. De output is een genummerde lijst, geen concepten.
Een half uur is genoeg omdat de beslissingen klein zijn en het materiaal al bestaat. Als deze fase twee uur duurt, ontbreekt de strategie en schrijf je die hier. Los dat op met een echt strategiedocument.
Fase 3: produceren (2 uur per 10 posts)
Captions achter elkaar geschreven, dan media in één ronde geproduceerd. Dit is de batch-fase, en hier bespaart de workflow tijd of niet.
Overdrachtsregel: een post is pas “geproduceerd” als de caption en de media allebei aan hetzelfde item zijn gekoppeld. Halfafgemaakte items zijn wat fase 4 ellendig maakt.
Fase 4: beoordelen (20 minuten per 10 posts)
De goedkeurder krijgt de hele batch tegelijk, met een deadline, en levert die goedgekeurd terug of met specifieke wijzigingen. Niet “wat gedachten”. Specifieke wijzigingen.
Drie regels houden beoordeling uit het knelpunt:
- Eén goedkeurder. Twee goedkeurders betekent twee rondes en tegenstrijdige opmerkingen.
- Een deadline met een standaardactie. Als beoordeling niet voor de deadline gebeurt, wordt de batch gepubliceerd zoals geschreven, of wordt hij vastgehouden en gaan de slots verloren. Kies er één en schrijf het op. Stil, oneindig wachten is wat kalenders doodt.
- Maximaal twee rondes. Ronde drie is een nieuwe briefing.
Voor bureauwerk hoort de deadline en het gevolg in het contract, niet alleen in het workflowdocument.
Fase 5: inplannen (15 minuten per 10 posts)
Goedgekeurde posts gaan met tijden ingesteld de wachtrij in. Dit zou de snelste fase moeten zijn. Als dat niet zo is, klopt de tooling niet: goedgekeurde posts één voor één laden via een opsteller voor losse posts kost ongeveer twee minuten per stuk, wat het grootste deel van je budget voor fase 5 opslokt.
Voordat je het tabblad sluit, lees de wachtrij in volgorde zoals een lezer dat zou doen. Drie productposts achter elkaar is alleen zichtbaar in de wachtrijweergave, nooit in een document.
Fase 6: reageren en meten (15 min/dag, 45 min/maand)
Reacties krijgen een vast dagelijks tijdvenster in plaats van een permanent open tabblad. De hele dag notificaties is de grootste enkele tijdverslinder in social media werk, en het is onzichtbaar omdat het nooit als werk aanvoelt.
Aan het einde van de maand, één rapportagesessie. Het rapportsjabloon is de deliverable, en de sectie “volgende periode” ervan voedt terug naar fase 2.
Waar workflows breken
Tussen produceren en beoordelen. De batch wordt verstuurd en er gebeurt niets. Dit is met afstand de meest voorkomende mislukking, en het wordt altijd op dezelfde manier opgelost: een deadline plus een vermeld gevolg.
Tussen beoordelen en inplannen. Goedgekeurde posts blijven in een document staan omdat ze verplaatsen naar de planningstool handmatig en omslachtig is, dus het wordt uitgesteld naar vrijdag en dan naar maandag. Dit gat is puur een tooling-probleem.
Tussen meten en plannen. Het rapport wordt geschreven en nooit gelezen bij de volgende plansessie. Los het op door het rapport van vorige maand te openen aan het begin van fase 2. Dat is de hele oplossing.
Een solo-versie
Solo wordt de workflow gecomprimeerd, maar de fasen blijven:
| Fase | Wanneer | Tijd |
|---|---|---|
| Ideeën | Doorlopend, één notitie-app | Doorlopend |
| Plannen + produceren | Eén tweewekelijkse sessie | 2 uur 30 min |
| Beoordelen | Volgende ochtend, frisse blik | 15 min |
| Inplannen | Zelfde sessie als beoordeling | 15 min |
| Reageren | Dagelijks tijdvenster | 10 min |
| Meten | Maandelijks | 30 min |
De enige fase die solo-operators niet zouden moeten overslaan is beoordelen, en het werkt alleen als het op een andere dag gebeurt dan het schrijven. Je eigen captions beoordelen tien seconden nadat je ze hebt geschreven, vindt niets.
Wat de meesten fout doen
Geen genoemde eigenaar per fase. “Het team” is eigenaar van een fase betekent dat niemand het is.
Post voor post beoordelen. Tien losse goedkeuringen kosten veel meer dan één batchgoedkeuring, vooral voor de beoordelaar.
Geen standaardactie bij een gemiste deadline. Onduidelijkheid hier is wat een uitstel van één dag verandert in een gat van drie weken.
In de huidige week werken. De content van deze week deze week produceren betekent dat elke ziektedag een publicatiegat wordt. Werk een week vooruit en het gat lost zichzelf op.
Meten zonder feedbackloop. Een rapport dat niemand opent tijdens het plannen, is een archiveringsexercitie.
Reacties als doorlopend behandelen. Stel een tijdvenster in. Twee keer per dag als het volume dat vraagt.
De overdrachten goedkoop maken
De twee bovenstaande breuken die niet over discipline gaan, zijn produceren-naar-beoordelen en beoordelen-naar-inplannen, en beide zijn overdrachtskosten.
Ze worden goedkoper wanneer het concept nooit de tool verlaat waaruit het gaat publiceren. In BulkPublish betekent dat: een batch wordt eenmalig samengesteld, verstuurd voor goedkeuring als een set met een genoemde beoordelaar, en de goedgekeurde posts staan al in de wachtrij: er is geen overtypstap tussen fase 4 en 5. De kalender is waar je de controle in volgorde doet, en labels laten je in één oogopslag zien of de veertien dagen voor driekwart uit productposts bestaan. Als je dit voor meerdere klanten doet, behandelt onze pagina voor bureaus hoe je de workflows gescheiden houdt.
De korte versie
Zes fasen: ideeën, plannen, produceren, beoordelen, inplannen, reageren en meten. Werk één week vooruit. Eén ideeën-inbox, één goedkeurder, één batchbeoordeling met een deadline en een vermeld gevolg, maximaal twee revisierondes. Lees de wachtrij in volgorde voordat je hem sluit. Geef reacties een vast dagelijks tijdvenster. Open het rapport van vorige maand aan het begin van de volgende plansessie.