ソーシャルメディアのワークフロー:6つの段階と所要時間の目安

ソーシャルメディアのワークフローとは、投稿がアイデアから公開に至るまでの決まった道筋であり、各ステップに担当者と期限が定められているものです。これがなければ、投稿のたびにゼロから調整が発生し、ボトルネックが予測できない形で移動し続けます。

以下は所要時間の目安付きの6段階のワークフローと、引き継ぎをうまく機能させるルール、そして崩れやすい3つの箇所です。

6つの段階

「公開前週」という表記は、公開する週の1つ前の週を指します。すべてを1週間前倒しで下書きし承認を済ませておくこと、これがソーシャルカレンダーのストレスの大半を取り除く唯一にして最大の変更点です。

段階1:アイデア出し(継続的)

アイデア用の受け皿は1つだけ、それも1つだけにします。チャンネルでもドキュメントでもボードでも構いませんが、必ず1つに絞り、全員がそれを把握していることが条件です。

これを機能させるルールは、アイデアは判断を加えずに集め、評価は段階2でのみ行うということです。投稿された瞬間に議論が始まると、人はアイデアを出さなくなります。

段階2:計画(2週間ごとに30分)

ソーシャル担当リーダーがアイデアの受け皿に目を通し、次のサイクルの投稿を選び、それぞれに柱・フォーマット・チャネル・枠を割り当て、各投稿の説明を一行で書きます。成果物は下書きではなく番号付きのリストです。

意思決定自体は小さく、素材もすでに揃っているため、30分で十分です。もしこの段階に2時間かかるなら、戦略が存在しておらず、ここでその場しのぎに戦略を作っていることになります。実際の戦略ドキュメントを用意して解決しましょう。

段階3:制作(投稿10件あたり2時間)

キャプションを一気に書き上げ、その後メディアをまとめて制作します。これがバッチ処理の段階であり、ワークフローが時間を節約できるかどうかはここで決まります。

引き継ぎのルール:キャプションとメディアの両方が同じ投稿に紐づくまでは、その投稿は「制作済み」とはみなしません。中途半端な状態の投稿が、段階4を苦痛なものにする原因です。

段階4:レビュー(投稿10件あたり20分)

承認者はバッチをまとめて一度に受け取り、期限内に承認するか、具体的な修正点を返します。「なんとなくの感想」ではなく、具体的な修正点です。

レビューがボトルネックにならないようにする3つのルールがあります。

• 承認者は1人。 承認者が2人いると、2回のやり取りと矛盾する指摘が発生します。
• デフォルト付きの期限。 期限までにレビューが行われなければ、下書きのまま公開するか、保留にして枠を失うかのどちらかにします。どちらかを決めて明文化してください。無言のまま無期限に待たされることが、カレンダーを機能不全にする原因です。
• 修正は最大2ラウンドまで。 3ラウンド目が必要になるなら、それは新しいブリーフです。

代理店業務の場合、期限とその結果は、ワークフロー文書だけでなく契約書にも明記すべきです。

段階5:予約設定(投稿10件あたり15分)

承認済みの投稿を時間を設定してキューに入れます。これは本来最も速く終わる段階のはずです。もしそうでないなら、ツールの使い方が間違っています。承認済みの投稿を1件ずつ単一投稿用の作成画面で読み込むと1件あたり約2分かかり、それだけで段階5の予算のほとんどを使い切ってしまいます。

タブを閉じる前に、読者と同じ順番でキューを読み通してください。同じような製品投稿が3連続で並んでいることは、キュー表示でしか気づけず、文書上では絶対に見えません。

段階6:対応と測定(1日15分、月45分)

返信対応には、常時開きっぱなしのタブではなく、決まった時間帯を1日1回設けます。1日中通知に対応することは、ソーシャルメディア業務における最大の時間の浪費であり、それが仕事に見えないために気づかれません。

月末には1回のレポート作成セッションを設けます。レポートテンプレートが成果物であり、その「次期に向けて」のセクションが段階2にフィードバックされます。

ワークフローが崩れやすい箇所

制作とレビューの間。 バッチを送った後、何も起こらない。これが群を抜いて最も多い失敗であり、対処法は常に同じです。期限と、明示された結果です。

レビューと予約設定の間。 承認済みの投稿がスケジューラーに手動で移すのが面倒なため文書内に留まり、金曜日、そして月曜日へと先送りされていく。この隙間は純粋にツールの問題です。

測定と計画の間。 レポートは書かれるものの、次の計画セッションで読まれない。これを解決するには、段階2の冒頭で先月のレポートを開くこと。これで解決します。

1人で運用する場合

1人で運用する場合、ワークフローは圧縮されますが段階自体は変わりません。

1人で運用する人が省略すべきでない唯一の段階はレビューであり、それも執筆とは別の日に行って初めて機能します。書いた10秒後に自分のキャプションを見直しても、何も見つかりません。

よくある間違い

各段階に担当者が明記されていない。 「チーム」が担当するということは、実質誰も担当しないということです。

投稿を1件ずつレビューする。 10回の個別承認は、1回のバッチ承認よりもはるかにコストがかかり、それはとりわけレビュアーにとって重いものになります。

期限を逃した場合のデフォルトがない。 ここでの曖昧さこそが、1日の遅れを3週間の空白に変えてしまいます。

その週の分をその週に作業する。 今週の分のコンテンツを今週作るということは、誰かが体調を崩すたびに公開の穴が空くということです。1週間先取りして作業すれば、その穴は自然と吸収されます。

フィードバックループのない測定。 計画時に誰も開かないレポートは、単なる書類仕事にすぎません。

返信対応を常時発生するものとして扱う。 時間帯を決めましょう。量が多ければ1日2回でも構いません。

引き継ぎのコストを下げる

上記のうち、規律の問題ではない2つの崩れ、制作からレビューへ、レビューから予約設定への引き継ぎは、どちらも引き継ぎコストの問題です。

下書きが公開に使うツールから一度も外に出なければ、これらは安くなります。BulkPublishでは、バッチを一度作成し、レビュアーを指定したセットとして承認に回し、承認済みの投稿はすでにキューに入っています。段階4から段階5の間に打ち直す工程はありません。カレンダーで順番通りに読み通すチェックを行い、ラベルを使えば2週間分の投稿の4分の3が製品投稿になっていないか一目で分かります。複数のクライアントを運用しているなら、代理店向けページでワークフローを分けて管理する方法を紹介しています。

まとめ

6つの段階:アイデア出し、計画、制作、レビュー、予約設定、対応と測定。1週間先取りで作業する。アイデアの受け皿は1つ、承認者は1人、期限と明示された結果付きのバッチレビュー、修正は最大2ラウンドまで。閉じる前にキューを順番通り読み通す。返信対応には決まった時間帯を設ける。次の計画セッションの冒頭で先月のレポートを開く。

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