Ein Social-Media-Workflow ist der feste Weg, den ein Beitrag von der Idee bis zur Veröffentlichung nimmt, mit einem benannten Verantwortlichen und einer Deadline bei jedem Schritt. Ohne einen solchen wird jeder Beitrag von Grund auf neu ausgehandelt, und der Engpass wandert unvorhersehbar umher.
Im Folgenden ein sechsstufiger Workflow mit Zeitschätzungen, den Regeln, die Übergaben funktionieren lassen, und den drei Stellen, an denen sie scheitern.
Die sechs Phasen
| # | Phase | Verantwortlich | Zeit (pro 10 Beiträge) | Deadline |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ideen | Alle, ein Ort | Laufend | Kontinuierlich |
| 2 | Planen | Social-Media-Verantwortliche | 30 Min. | Donnerstag, Woche -2 |
| 3 | Produzieren | Texter + Designer | 2 Std. | Montag, Woche -1 |
| 4 | Prüfen | Freigebende Person | 20 Min. | Mittwoch, Woche -1 |
| 5 | Planen im Kalender | Social-Media-Verantwortliche | 15 Min. | Donnerstag, Woche -1 |
| 6 | Antworten und messen | Community + Verantwortliche | 15 Min./Tag, 45 Min./Monat | Täglich, dann Monatsende |
Die Notation „Woche -1“ bedeutet die Woche vor der Veröffentlichung. Alles wird eine Woche im Voraus entworfen und freigegeben, und das ist die eine Änderung, die den meisten Stress aus einem Social-Media-Kalender nimmt.
Phase 1: Ideen (kontinuierlich)
Ein Eingang für Ideen, und nur einer. Ein Kanal, ein Dokument, ein Board, das spielt keine Rolle, solange es genau einen gibt und alle ihn kennen.
Die Regel, die das funktionieren lässt: Ideen werden ohne Urteil erfasst und erst in Phase 2 bewertet. Werden Ideen sofort nach dem Posten diskutiert, hören die Leute auf, sie zu posten.
Phase 2: Planen (30 Minuten, alle zwei Wochen)
Die Social-Media-Verantwortliche liest den Ideeneingang, wählt die Beiträge für den nächsten Zyklus aus, weist jedem eine Säule, ein Format, einen Kanal und einen Slot zu und schreibt eine Zeile zur Beschreibung. Das Ergebnis ist eine nummerierte Liste, keine Entwürfe.
Eine halbe Stunde reicht, weil die Entscheidungen klein sind und das Material bereits existiert. Dauert diese Phase zwei Stunden, fehlt die Strategie, und Sie schreiben sie hier. Beheben Sie das mit einem echten Strategiedokument.
Phase 3: Produzieren (2 Stunden pro 10 Beiträge)
Bildunterschriften nacheinander geschrieben, dann Medien in einem Durchgang produziert. Das ist die Batching-Phase, und hier entscheidet sich, ob der Workflow Zeit spart oder nicht.
Übergaberegel: Ein Beitrag ist erst „produziert“, wenn Bildunterschrift und Medium demselben Element angehängt sind. Halbfertige Elemente sind das, was Phase 4 zur Qual macht.
Phase 4: Prüfen (20 Minuten pro 10 Beiträge)
Die freigebende Person erhält den ganzen Batch auf einmal, mit Deadline, und gibt ihn freigegeben oder mit konkreten Änderungen zurück. Nicht „ein paar Gedanken“. Konkrete Änderungen.
Drei Regeln verhindern, dass die Prüfung zum Engpass wird:
- Eine freigebende Person. Zwei bedeuten zwei Runden und widersprüchliche Anmerkungen.
- Eine Deadline mit einer Standardregel. Findet die Prüfung nicht bis zur Deadline statt, wird der Batch wie entworfen veröffentlicht, oder er wird zurückgehalten und die Slots gehen verloren. Wählen Sie eines und schreiben Sie es fest. Stilles, unbegrenztes Warten ist das, was Kalender umbringt.
- Maximal zwei Runden. Runde drei ist ein neues Briefing.
Bei Agenturarbeit sollten Deadline und Konsequenz im Vertrag stehen, nicht nur im Workflow-Dokument.
Phase 5: Planen im Kalender (15 Minuten pro 10 Beiträge)
Freigegebene Beiträge kommen mit festgelegten Zeiten in die Warteschlange. Das sollte die schnellste Phase sein. Ist sie es nicht, stimmt das Werkzeug nicht: Freigegebene Beiträge einzeln über einen Einzelbeitrags-Composer zu laden, kostet rund zwei Minuten pro Stück, was den Großteil Ihres Budgets für Phase 5 auffrisst.
Bevor Sie den Tab schließen, lesen Sie die Warteschlange in der Reihenfolge, wie eine Leserin es täte. Drei Produktbeiträge hintereinander sieht man nur in der Kalenderansicht, nie in einem Dokument.
Phase 6: Antworten und messen (15 Min./Tag, 45 Min./Monat)
Antworten bekommen ein festes tägliches Zeitfenster statt eines dauerhaft offenen Tabs. Benachrichtigungen den ganzen Tag über sind der größte einzelne Zeitfresser in der Social-Media-Arbeit, und das bleibt unsichtbar, weil es nie wie Arbeit aussieht.
Am Monatsende eine Berichtssitzung. Die Report-Vorlage ist das Ergebnis, und ihr Abschnitt „Nächster Zeitraum“ fließt zurück in Phase 2.
Wo Workflows scheitern
Zwischen Produzieren und Prüfen. Der Batch wird verschickt, und dann passiert nichts. Das ist mit großem Abstand der häufigste Fehler, und er wird immer auf dieselbe Weise behoben: eine Deadline plus eine festgelegte Konsequenz.
Zwischen Prüfen und Planen im Kalender. Freigegebene Beiträge bleiben in einem Dokument liegen, weil das Übertragen in den Planer manuell und mühsam ist, also verschiebt es sich auf Freitag und dann auf Montag. Diese Lücke ist reine Werkzeugfrage.
Zwischen Messen und Planen. Der Bericht wird geschrieben und bei der nächsten Planungssitzung nie gelesen. Beheben Sie das, indem Sie den Bericht des Vormonats zu Beginn von Phase 2 öffnen. Das ist die ganze Lösung.
Eine Ein-Personen-Version
Solo verdichtet sich der Workflow, aber die Phasen bleiben:
| Phase | Wann | Zeit |
|---|---|---|
| Ideen | Kontinuierlich, eine Notiz-App | Laufend |
| Planen + Produzieren | Eine Sitzung alle zwei Wochen | 2 Std. 30 Min. |
| Prüfen | Am nächsten Morgen, mit frischem Blick | 15 Min. |
| Planen im Kalender | Gleiche Sitzung wie das Prüfen | 15 Min. |
| Antworten | Tägliches Zeitfenster | 10 Min. |
| Messen | Monatlich | 30 Min. |
Die einzige Phase, die Solo-Betreibende nicht auslassen sollten, ist das Prüfen, und es funktioniert nur, wenn es an einem anderen Tag als das Schreiben stattfindet. Die eigenen Bildunterschriften zehn Sekunden nach dem Schreiben zu prüfen, findet nichts.
Was die meisten falsch machen
Keine benannte verantwortliche Person pro Phase. „Das Team“ als Verantwortliche einer Phase bedeutet, dass niemand es ist.
Beitrag für Beitrag prüfen. Zehn einzelne Freigaben kosten weit mehr als eine Batch-Freigabe, allen voran die prüfende Person.
Keine Standardregel für eine verpasste Deadline. Unklarheit hier macht aus einem Tag Verzögerung eine dreiwöchige Lücke.
In der laufenden Woche arbeiten. Den Content dieser Woche in dieser Woche zu produzieren bedeutet, dass jeder Krankheitstag zur Veröffentlichungslücke wird. Eine Woche im Voraus arbeiten, und die Lücke fängt sich von selbst auf.
Messen ohne Feedback-Schleife. Ein Bericht, den niemand bei der Planung öffnet, ist eine Ablageübung.
Antworten als kontinuierlich behandeln. Legen Sie ein Zeitfenster fest. Zweimal täglich, wenn das Volumen es verlangt.
Übergaben günstig machen
Die beiden oben genannten Brüche, die nichts mit Disziplin zu tun haben, sind Produzieren-zu-Prüfen und Prüfen-zu-Planen, und beide sind Übergabekosten.
Sie werden günstiger, wenn der Entwurf das Tool, aus dem er veröffentlicht wird, nie verlässt. Bei BulkPublish bedeutet das: Ein Batch wird einmal erstellt, als Set mit benannter prüfender Person zur Freigabe geschickt, und die freigegebenen Beiträge sind bereits in der Warteschlange: Zwischen Phase 4 und 5 gibt es keinen erneuten Eingabeschritt. Der Kalender ist der Ort für die Prüfung in Reihenfolge, und Labels zeigen auf einen Blick, ob die zwei Wochen zu drei Vierteln aus Produktbeiträgen bestehen. Betreiben Sie das für mehrere Kunden, behandelt unsere Agentur-Seite, wie Sie die Workflows getrennt halten.
Kurz zusammengefasst
Sechs Phasen: Ideen, planen, produzieren, prüfen, im Kalender planen, antworten und messen. Eine Woche im Voraus arbeiten. Ein Ideeneingang, eine prüfende Person, eine Batch-Prüfung mit Deadline und festgelegter Konsequenz, maximal zwei Überarbeitungsrunden. Die Warteschlange vor dem Schließen in Reihenfolge lesen. Antworten ein festes tägliches Zeitfenster geben. Zu Beginn der nächsten Planungssitzung den Bericht des Vormonats öffnen.