Un flusso di lavoro social media è il percorso fisso che un post compie dall’idea alla pubblicazione, con un responsabile nominato e una scadenza a ogni passaggio. Senza uno, ogni post viene negoziato da zero e il collo di bottiglia si sposta in modo imprevedibile.
Di seguito un flusso di lavoro a sei fasi con stime di tempo, le regole che rendono efficaci i passaggi di consegna e i tre punti in cui si rompono.
Le sei fasi
| # | Fase | Responsabile | Tempo (ogni 10 post) | Scadenza |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Idee | Tutti, un solo posto | Continuo | Continuo |
| 2 | Pianificazione | Social lead | 30 min | Giovedì, settimana -2 |
| 3 | Produzione | Copywriter + designer | 2 ore | Lunedì, settimana -1 |
| 4 | Revisione | Approvatore | 20 min | Mercoledì, settimana -1 |
| 5 | Programmazione | Social lead | 15 min | Giovedì, settimana -1 |
| 6 | Rispondere e misurare | Community + lead | 15 min/giorno, 45 min/mese | Ogni giorno, poi fine mese |
La notazione “settimana -1” indica la settimana prima della pubblicazione. Tutto viene redatto e approvato con una settimana di anticipo, ed è questo l’unico cambiamento che toglie la maggior parte dello stress a un calendario social.
Fase 1: idee (continuo)
Un’unica casella per le idee, e una sola. Un canale, un documento, una bacheca, non importa quale, purché ce ne sia esattamente una e tutti la conoscano.
La regola che fa funzionare tutto: le idee vengono raccolte senza giudizio e valutate solo nella fase 2. Se le idee vengono discusse nel momento stesso in cui vengono proposte, le persone smettono di proporle.
Fase 2: pianificazione (30 minuti, ogni due settimane)
Il social lead legge la casella delle idee, sceglie i post per il ciclo successivo, assegna a ciascuno un pilastro, un formato, un canale e uno slot, e scrive una riga di descrizione per ognuno. Il risultato è un elenco numerato, non delle bozze.
Mezz’ora è sufficiente perché le decisioni sono piccole e il materiale esiste già. Se questa fase richiede due ore, manca la strategia e la si sta scrivendo qui. Risolvi il problema con un vero e proprio documento di strategia.
Fase 3: produzione (2 ore ogni 10 post)
Didascalie scritte una dopo l’altra, poi i contenuti media prodotti in un unico passaggio. Questa è la fase del batching, ed è qui che il flusso di lavoro fa risparmiare tempo oppure no.
Regola di passaggio: un post non è “prodotto” finché didascalia e contenuto media non sono entrambi collegati allo stesso elemento. Gli elementi a metà sono ciò che rende la fase 4 un incubo.
Fase 4: revisione (20 minuti ogni 10 post)
L’approvatore riceve l’intero batch in una volta, con una scadenza, e lo restituisce approvato oppure con modifiche specifiche. Non “qualche osservazione”. Modifiche specifiche.
Tre regole evitano che la revisione diventi il collo di bottiglia:
- Un solo approvatore. Due approvatori significano due round e note contraddittorie.
- Una scadenza con un comportamento predefinito. Se la revisione non avviene entro la scadenza, il batch viene pubblicato così com’è stato redatto, oppure viene bloccato e gli slot vanno persi. Scegline uno e mettilo per iscritto. L’attesa silenziosa e indefinita è ciò che uccide i calendari.
- Massimo due round. Il terzo round è un nuovo brief.
Per il lavoro in agenzia, la scadenza e la conseguenza dovrebbero stare nel contratto, non solo nel documento di flusso di lavoro.
Fase 5: programmazione (15 minuti ogni 10 post)
I post approvati entrano in coda con gli orari impostati. Questa dovrebbe essere la fase più veloce. Se non lo è, lo strumento è sbagliato: caricare i post approvati uno alla volta tramite un composer per singolo post costa circa due minuti ciascuno, che è la maggior parte del budget della fase 5.
Prima di chiudere la scheda, leggi la coda in ordine come farebbe un lettore. Tre post di prodotto di fila si vedono solo nella vista della coda, mai in un documento.
Fase 6: rispondere e misurare (15 min/giorno, 45 min/mese)
Le risposte hanno una finestra giornaliera fissa invece di una scheda sempre aperta. Le notifiche per tutto il giorno sono il più grande dispersore di tempo nel lavoro sui social media ed è invisibile perché non sembra mai lavoro.
A fine mese, un’unica sessione di reportistica. Il modello di report è il risultato consegnabile, e la sua sezione “prossimo periodo” alimenta di nuovo la fase 2.
Dove si rompono i flussi di lavoro
Tra produzione e revisione. Il batch viene inviato e poi non succede nulla. È il fallimento più comune di gran lunga, e si risolve sempre nello stesso modo: una scadenza più una conseguenza dichiarata.
Tra revisione e programmazione. I post approvati restano in un documento perché spostarli nel programmatore è manuale e noioso, quindi viene rimandato a venerdì e poi a lunedì. Questo divario è puro problema di strumenti.
Tra misurazione e pianificazione. Il report viene scritto e mai letto alla sessione di pianificazione successiva. Risolvilo aprendo il report del mese scorso all’inizio della fase 2. Questa è l’intera soluzione.
Una versione per una sola persona
In solitaria, il flusso di lavoro si comprime ma le fasi restano:
| Fase | Quando | Tempo |
|---|---|---|
| Idee | Continuo, un’app per note | Continuo |
| Pianificazione + produzione | Una sessione ogni due settimane | 2 ore 30 min |
| Revisione | Mattina successiva, occhi freschi | 15 min |
| Programmazione | Stessa sessione della revisione | 15 min |
| Risposta | Finestra giornaliera | 10 min |
| Misurazione | Mensile | 30 min |
L’unica fase che chi lavora da solo non dovrebbe saltare è la revisione, e funziona solo se avviene in un giorno diverso dalla scrittura. Rileggere le proprie didascalie dieci secondi dopo averle scritte non trova nulla.
Cosa sbaglia la maggior parte delle persone
Nessun responsabile nominato per fase. “Il team” possiede una fase significa che nessuno lo fa.
Revisionare post per post. Dieci approvazioni separate costano molto più di un’unica approvazione batch, soprattutto per chi revisiona.
Nessun comportamento predefinito per una scadenza mancata. L’ambiguità qui è ciò che trasforma un ritardo di un giorno in un vuoto di tre settimane.
Lavorare nella settimana corrente. Produrre i contenuti di questa settimana in questa settimana fa sì che ogni giorno di malattia diventi un buco di pubblicazione. Lavora con una settimana di anticipo e il buco si assorbe da solo.
Misurare senza un ciclo di feedback. Un report che nessuno apre durante la pianificazione è un esercizio di archiviazione.
Trattare le risposte come continue. Fissa una finestra. Due al giorno se il volume lo richiede.
Rendere economici i passaggi di consegna
I due fallimenti sopra descritti che non riguardano la disciplina sono produzione-verso-revisione e revisione-verso-programmazione, ed entrambi sono costi di passaggio.
Diventano più economici quando la bozza non lascia mai lo strumento da cui verrà pubblicata. In BulkPublish questo significa che un batch viene composto una volta, inviato per approvazione come insieme con un revisore nominato, e i post approvati sono già in coda: non c’è alcuna fase di ridigitazione tra le fasi 4 e 5. Il calendario è dove fai il controllo di lettura in ordine, e le etichette ti permettono di vedere a colpo d’occhio se la quindicina è per tre quarti fatta di post di prodotto. Se gestisci questo per più clienti, la nostra pagina per le agenzie spiega come tenere separati i flussi di lavoro.
La versione breve
Sei fasi: idee, pianificazione, produzione, revisione, programmazione, rispondere e misurare. Lavora con una settimana di anticipo. Una sola casella idee, un solo approvatore, una revisione batch con una scadenza e una conseguenza dichiarata, massimo due round di revisione. Leggi la coda in ordine prima di chiuderla. Dai alle risposte una finestra giornaliera fissa. Apri il report del mese scorso all’inizio della sessione di pianificazione successiva.