Dies ist ein Ausgangspunkt, keine Rechtsberatung, und ein Anwalt in Ihrer Rechtsordnung sollte alles Bindende prüfen, bevor es in ein Mitarbeiterhandbuch aufgenommen wird.
Eine Social-Media-Richtlinie beantwortet zwei Fragen: Was dürfen Mitarbeitende auf ihren eigenen Konten über das Unternehmen sagen, und wer darf auf den Unternehmenskonten überhaupt etwas sagen? Die meisten Richtlinien scheitern, weil sie nur die erste Frage beantworten oder weil sie sich wie eine Liste von Verboten lesen, an die sich niemand erinnert.
Die vollständige Vorlage folgt unten, direkt eingebettet und ohne Anmeldeschranke.
Die Vorlage
# Social-Media-Richtlinie: [UNTERNEHMENSNAME]
**Version:** [X.X]
**Wirksam ab:** [DATUM]
**Verantwortlich:** [ROLLE, z. B. Marketingleitung]
**Gilt für:** [Mitarbeitende, Auftragnehmer, Praktikanten, Agenturpartner]
**Überprüfungsdatum:** [DATUM]
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## 1. Zweck
Diese Richtlinie erklärt, wie [UNTERNEHMENSNAME] Social Media nutzt und was wir
von Menschen erwarten, die hier arbeiten. Sie umfasst Unternehmenskonten und, wo
die Arbeit betroffen ist, persönliche Konten. Sie soll rechtmäßige Diskussionen
über Gehalt, Arbeitsbedingungen oder Vertragsbedingungen nicht einschränken.
## 2. Geltungsbereich
| Situation | Erfasst? |
|---|---|
| Posten von einem offiziellen [UNTERNEHMENS]-Konto | Ja |
| Posten über [UNTERNEHMEN] von einem persönlichen Konto | Ja |
| Persönliche Beiträge ohne Arbeitsbezug | Nein |
| Posten im Auftrag eines Kunden | Ja |
| Mitarbeiter-Empfehlungs- oder Fürsprache-Programme | Ja |
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## 3. Unternehmenskonten
**Genehmigte Konten.** Nur Konten, die in [ORT DES KONTOREGISTERS] gelistet
sind, sind offiziell. Ein neues Konto zu erstellen, das [UNTERNEHMEN]
repräsentiert, erfordert die Genehmigung von [ROLLE].
**Wer veröffentlichen darf.** [ROLLEN]. Veröffentlichungszugriff wird von
[ROLLE] vergeben und entzogen und [TURNUS] überprüft.
**Zugriffsregeln.**
- Zugriff wird über den Business-Manager oder die Admin-Konsole von
[UNTERNEHMEN] gewährt, niemals durch geteilte persönliche Zugangsdaten.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung ist auf jedem Konto Pflicht.
- Der Zugriff wird am letzten Arbeitstag entzogen, wenn jemand das Unternehmen
verlässt.
**Freigabe.** Beiträge werden vor der Veröffentlichung von [ROLLE] freigegeben,
außer [AUSNAHMEN, z. B. routinemäßige Antworten].
**Markenstimme.** Folgen Sie [LINK ZU DEN MARKENRICHTLINIEN].
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## 4. Persönliche Konten
Es steht Ihnen frei, persönliche Konten zu haben und zu nutzen. Kommt die
Arbeit ins Spiel:
**Tun Sie**
- Machen Sie klar, dass Sie für sich selbst sprechen, nicht für [UNTERNEHMEN].
Ein Satz wie „Meinungen sind meine eigenen“ in der Bio hilft, deckt aber
einen konkreten Beitrag nicht allein ab.
- Legen Sie Ihr Beschäftigungsverhältnis offen, wenn Sie über Produkte von
[UNTERNEHMEN] oder über einen Wettbewerber posten. Offenlegungsregeln
gelten für Mitarbeitende, nicht nur für Influencer.
- Korrigieren Sie eigene sachliche Fehler offen, statt sie still zu löschen.
**Tun Sie nicht**
- Teilen Sie nichts Vertrauliches (siehe Abschnitt 5).
- Sprechen Sie nicht im Namen von [UNTERNEHMEN], außer mit Genehmigung von
[ROLLE].
- Beantworten Sie keine Presse-, Analysten- oder Behördenanfragen. Leiten Sie
diese an [ROLLE] weiter.
- Posten Sie nichts über einen laufenden Vorfall, einen Ausfall, eine
Rechtsangelegenheit oder eine Übernahme.
- Posten Sie keine Kundennamen, -bilder oder -daten ohne schriftliche
Erlaubnis.
- Belästigen, diskriminieren oder missbrauchen Sie nicht. Das gilt jederzeit.
**Grauzonen.** Sind Sie unsicher, ob ein Beitrag in Ordnung ist, fragen Sie
[ROLLE], bevor Sie posten. Niemand wird dafür bestraft, dass er fragt.
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## 5. Vertrauliche Informationen
Posten Sie nichts von Folgendem, auch nicht in Antworten, Screenshots,
Video-Hintergründen oder Livestreams:
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Finanzen | Unveröffentlichter Umsatz, Prognosen, Finanzierungen |
| Produkt | Unveröffentlichte Funktionen, Roadmaps, interne Screenshots |
| Kunden | Namen, Logos, Daten, Vertragsbedingungen |
| Personen | Persönliche Angaben von Kolleginnen, Gehälter, Disziplinarangelegenheiten |
| Recht | Streitigkeiten, Untersuchungen, Verträge |
| Sicherheit | Zugangsdaten, interne URLs, Architektur, Vorfallsdetails |
Im Zweifel als vertraulich behandeln.
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## 6. Mitarbeiter-Fürsprache
Das Teilen von [UNTERNEHMENS]-Inhalten ist willkommen und nie verpflichtend.
Wenn wir Sie bitten, etwas zu teilen:
- Das Teilen ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf Leistungsbeurteilungen.
- Fügen Sie eigene Worte hinzu, statt bereitgestellten Text wörtlich zu
kopieren.
- Legen Sie offen, dass Sie hier arbeiten.
- Vorgeschlagene Inhalte finden Sie unter [ORT].
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## 7. Umgang mit negativen Kommentaren
| Situation | Was zu tun ist |
|---|---|
| Eine sachliche Beschwerde | [ROLLE] antwortet innerhalb von [ZEITRAHMEN] und bietet einen Kanal zur Lösung |
| Ein sachlicher Fehler über uns | [ROLLE] korrigiert höflich, einmal |
| Missbrauch oder Spam | Verbergen oder löschen gemäß Abschnitt 8, nicht darauf eingehen |
| Alles mit Rechts-, Sicherheits- oder Pressebezug | Nicht antworten. Sofort eskalieren |
Mitarbeitende sollten das Unternehmen nicht aus eigener Initiative in
Kommentarsträngen verteidigen. Leiten Sie es stattdessen weiter.
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## 8. Moderation
Wir verbergen oder löschen Kommentare, die [illegal, missbräuchlich,
diskriminierend, Spam sind oder personenbezogene Daten offenlegen]. Wir
löschen keine Kritik.
Löschungen werden in [ORT] mit Begründung protokolliert.
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## 9. Eskalation
| Schweregrad | Beispiel | Kontakt | Reaktionszeit |
|---|---|---|---|
| 1 | Konto kompromittiert, anstößiger Beitrag veröffentlicht | [NAME], [TELEFON] | Sofort |
| 2 | Viral gehende Beschwerde, Presseanfrage, rechtliche Drohung | [NAME], [E-MAIL] | [N] Stunden |
| 3 | Wiederholte negative Kommentare, kleinerer Fehler | [ROLLE] | [N] Werktag(e) |
Kontakt außerhalb der Geschäftszeiten: [NAME], [TELEFON].
**Wenn Sie etwas gepostet haben, das nicht hätte gepostet werden sollen:**
sagen Sie [ROLLE] sofort Bescheid. Löschen Sie es nicht zuerst. Frühzeitige
Meldung wird als Kooperation gewertet.
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## 10. Private Nutzung während der Arbeitszeit
[FORMULIEREN SIE IHRE TATSÄCHLICHE REGEL. Zum Beispiel: private Social-Media-
Nutzung während der Arbeitszeit ist in Maßen in Ordnung, solange sie die
Arbeit nicht beeinträchtigt.]
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## 11. Recht und Regulierung
- Befolgen Sie Offenlegungs- und Werberegeln in jedem Markt, in dem wir tätig
sind.
- Befolgen Sie die eigenen Bedingungen jeder Plattform.
- Verwenden Sie keine urheberrechtlich geschützten Bilder, Musik oder
Schriftarten ohne Lizenz.
- Machen Sie keine Aussagen über unsere Produkte, die nicht von [ROLLE]
genehmigt wurden.
- [ERGÄNZEN SIE BRANCHENSPEZIFISCHE REGELN: Finanzwerbung, Gesundheitsaussagen,
Alkohol usw.]
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## 12. Verstöße
Verstöße werden nach dem Disziplinarverfahren von [UNTERNEHMEN] behandelt.
Schwere Verstöße, einschließlich der Offenlegung vertraulicher Informationen
oder Belästigung, können als grobes Fehlverhalten behandelt werden.
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## 13. Bestätigung
Ich habe die Social-Media-Richtlinie von [UNTERNEHMENSNAME] gelesen und
verstanden.
Name: ____________________ Unterschrift: ____________________ Datum: __________Wie jeder Teil angepasst wird
Abschnitt 2, Geltungsbereich. Auftragnehmer und Agenturen sind die am häufigsten vergessene Gruppe und haben oft den größten Kontozugriff. Nennen Sie sie ausdrücklich.
Abschnitt 3, Zugriff. Die wertvollste Klausel hier ist das Verbot geteilter persönlicher Zugangsdaten. Konten, die im persönlichen Facebook-Konto von jemandem liegen, sind der Grund, warum Unternehmen ihre Seiten verlieren, wenn diese Person geht. Der Turnus der Zugriffsprüfung fängt das ab.
Abschnitt 4, persönliche Konten. Halten Sie das großzügig. Eine Richtlinie, die sich wie ein Maulkorberlass liest, wird komplett ignoriert, und in vielen Rechtsordnungen ist sie dort nicht durchsetzbar, wo sie die Diskussion über Gehalt und Arbeitsbedingungen berührt, weshalb der Zweckabschnitt das direkt so festhält.
Abschnitt 5, vertrauliche Informationen. Die Kategorientabelle ist nützlicher als ein Absatz, weil Menschen Tabellen prüfen. Die Formulierung „Video-Hintergründe und Livestreams“ ist bewusst gewählt: ein Whiteboard hinter jemandem in einem Anruf ist ein echter Leck-Weg.
Abschnitt 7 und 9. Die Eskalationstabelle braucht echte Namen und echte Telefonnummern, ausgefüllt und aktuell gehalten. Eine Richtlinie mit unausgefülltem „[ROLLE]“ in einem Vorfall versagt genau in dem Moment, in dem es darauf ankam.
Abschnitt 10. Schreiben Sie die Regel, die tatsächlich angewendet wird. Eine Regel, gegen die alle verstoßen, entwertet das gesamte Dokument.
Abschnitt 11. Ergänzen Sie die Regeln Ihrer Branche. Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen und Alkoholmarken haben alle spezifische Anforderungen, die eine allgemeine Vorlage nicht abdecken kann, und hier zählt die anwaltliche Prüfung am meisten.
Was die meisten falsch machen
Eine Liste von Verboten ohne Eskalationsweg schreiben. Menschen müssen wissen, wen sie um 23 Uhr anrufen können, nicht nur, was sie nicht sagen dürfen. Abschnitt 9 ist der am meisten genutzte Teil einer guten Richtlinie.
Rechtmäßige Meinungsäußerung einschränken. Pauschale Verbote, über das Unternehmen zu sprechen, sind häufig nicht durchsetzbar und immer schädlich. Zielen Sie auf Vertraulichkeit und Falschdarstellung, nicht auf Kritik.
Zugriff nie entziehen. Die Offboarding-Zeile in Abschnitt 3 ist die Klausel, die am häufigsten geschrieben und am seltensten umgesetzt wird. Verknüpfen Sie sie mit Ihrer Checkliste beim Ausscheiden, sonst passiert es nicht.
Ungezeichnet lassen. Die Bestätigung in Abschnitt 13 macht die Richtlinie in einem Disziplinarverfahren erst nutzbar.
Sie nur einmal schreiben. Plattformen und die eigenen Konten des Unternehmens ändern sich. Deshalb gibt es das Überprüfungsdatum. Verbinden Sie die Überprüfung mit einem Social-Media-Audit, das die Konto- und Zugriffsfakten liefert, auf die die Abschnitte 3 und 9 angewiesen sind.
Das mit den Markenrichtlinien verwechseln. Eine Richtlinie regelt Verhalten und Risiko. Tonalität, Visuals und Formatierung gehören in die Markenrichtlinien, und Abschnitt 3 sollte darauf verlinken, statt sie zu wiederholen.
Die Zugriffsregeln real machen
Die Abschnitte 3 und 9 setzen voraus, dass Sie sofort beantworten können, „wer auf welches Konto veröffentlichen kann“. Die meisten Teams können das nicht, weil der Zugriff über die jeweils eigene Admin-Konsole jeder Plattform verteilt ist.
Über ein einziges Tool zu veröffentlichen macht das beantwortbar: Rollen entscheiden, wer veröffentlichen darf, Freigaben stellen eine namentlich genannte prüfende Person vor alles, was live geht, und der Plattformzugriff liegt in der Verbindung des Unternehmens statt in der Browsersitzung einer einzelnen Person. Das ersetzt nicht die Richtlinie, aber es ist der Unterschied zwischen einer Richtlinie, die geschrieben, und einer, die durchgesetzt wird.
Die Kurzfassung
Dreizehn Abschnitte. Seien Sie großzügig bei persönlichen Konten und streng bei Vertraulichkeit und Zugriff. Verbieten Sie geteilte persönliche Zugangsdaten. Tragen Sie echte Namen und Telefonnummern in die Eskalationstabelle ein. Legen Sie fest, dass eine frühzeitige Meldung des eigenen Fehlers als Kooperation gewertet wird. Lassen Sie es unterschreiben, legen Sie ein Überprüfungsdatum fest, und lassen Sie es von einem Anwalt prüfen, bevor es bindend wird.