これは出発点であり、法的助言ではありません。就業規則に盛り込む前に、あなたの管轄区域の弁護士に拘束力のある内容をレビューしてもらってください。
ソーシャルメディアポリシーは2つの問いに答えるものです。従業員は自分のアカウントで会社について何を言ってよいのか、そして会社のアカウントでは誰が何かを発信してよいのか。多くのポリシーが失敗するのは、最初の問いにしか答えていないか、誰も覚えていない禁止事項のリストとして書かれているからです。
完全なテンプレートは以下にそのまま掲載されており、閲覧に制限はありません。
テンプレート
# ソーシャルメディアポリシー:[会社名]
**バージョン:** [X.X]
**発効日:** [日付]
**責任者:** [役職、例:マーケティング責任者]
**適用対象:** [従業員、契約社員、インターン、代理店パートナー]
**見直し日:** [日付]
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## 1. 目的
このポリシーは、[会社名]がソーシャルメディアをどのように利用するか、そしてここで
働く人々に何を求めるかを説明するものです。会社アカウントと、業務に関わる範囲での
個人アカウントの両方を対象とします。給与、労働条件、雇用条件についての合法的な議論を
制限する意図はありません。
## 2. 適用範囲
| 状況 | 対象か |
|---|---|
| 公式の[会社名]アカウントからの投稿 | 対象 |
| 個人アカウントから[会社名]について投稿すること | 対象 |
| 業務と無関係な個人的な投稿 | 対象外 |
| クライアントに代わって投稿すること | 対象 |
| 従業員アドボカシーや紹介プログラム | 対象 |
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## 3. 会社アカウント
**承認済みアカウント。** [アカウント台帳の保管場所]に記載されたアカウントのみが公式です。
[会社名]を代表する新しいアカウントを作成するには[役職]の承認が必要です。
**誰が投稿できるか。** [役職]。投稿権限の付与と削除は[役職]が行い、[頻度]ごとに見直します。
**アクセスに関するルール**
- アクセス権限は[会社名]のビジネスマネージャーまたは管理コンソールを通じて付与し、
個人の認証情報を共有する形では付与しません。
- すべてのアカウントで二段階認証を必須とします。
- 退職者のアクセス権限は最終出勤日に削除します。
**承認。** 投稿は公開前に[役職]が承認します。ただし[例外事項、例:定型的な返信]を除きます。
**ブランドボイス。** [ブランドガイドラインへのリンク]に従ってください。
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## 4. 個人アカウント
個人アカウントを持ち、利用することは自由です。業務に関わる話題が出た場合:
**推奨すること**
- [会社名]ではなく自分自身の意見であることを明確にしてください。プロフィールに
「見解は個人のもの」といった一文を入れると助けにはなりますが、特定の投稿を
それだけでカバーできるわけではありません。
- [会社名]の製品や競合他社について投稿する際は、自分の雇用関係を開示してください。
開示のルールはインフルエンサーだけでなく従業員にも適用されます。
- 自分の事実誤認は静かに削除するのではなく、公に訂正してください。
**避けること**
- 機密情報を共有すること(第5節参照)。
- [役職]の許可なく[会社名]を代表して発言すること。
- 報道機関、アナリスト、規制当局からの問い合わせに応じること。[役職]に転送してください。
- 進行中のインシデント、障害、法的案件、買収について投稿すること。
- 書面での許可なく顧客の名前、画像、データを投稿すること。
- ハラスメント、差別、虐待的言動。これは常に適用されます。
**判断に迷う場合。** 投稿してよいか分からない場合は、投稿する前に[役職]に確認して
ください。確認したことで不利益を受けることはありません。
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## 5. 機密情報
返信、スクリーンショット、動画の背景、ライブ配信を含め、以下のいずれも投稿しないで
ください:
| カテゴリ | 例 |
|---|---|
| 財務 | 未公開の売上、予測、資金調達 |
| 製品 | 未発表の機能、ロードマップ、社内スクリーンショット |
| 顧客 | 名前、ロゴ、データ、契約条件 |
| 人物 | 同僚の個人情報、給与、懲戒事項 |
| 法務 | 紛争、調査、契約 |
| セキュリティ | 認証情報、社内URL、アーキテクチャ、インシデントの詳細 |
判断に迷う場合は機密情報として扱ってください。
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## 6. 従業員アドボカシー
[会社名]のコンテンツを共有することは歓迎されますが、義務ではありません。何かの
共有を依頼する場合:
- 共有は任意であり、人事評価には一切影響しません。
- 提供されたテキストをそのままコピーするのではなく、自分の言葉を加えてください。
- ここで働いていることを開示してください。
- 推奨コンテンツは[保管場所]にあります。
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## 7. 否定的なコメントへの対応
| 状況 | 対応 |
|---|---|
| 事実に基づく苦情 | [役職]が[期限]以内に返信し、解決のための窓口を案内する |
| 当社に関する事実誤認 | [役職]が一度だけ丁寧に訂正する |
| 誹謗中傷やスパム | 第8節に従い非表示または削除し、関わらない |
| 法務、安全、報道に関わるもの | 返信せず、直ちにエスカレーションする |
従業員は自らの判断でコメント欄で会社を擁護すべきではありません。代わりに転送して
ください。
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## 8. モデレーション
[違法、虐待的、差別的、スパム、または個人情報を開示する]コメントは非表示または
削除します。批判は削除しません。
削除は理由とともに[保管場所]に記録します。
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## 9. エスカレーション
| 深刻度 | 例 | 連絡先 | 対応時間 |
|---|---|---|---|
| 1 | アカウント乗っ取り、不適切な投稿の公開 | [氏名]、[電話番号] | 即時 |
| 2 | 拡散した苦情、報道からの問い合わせ、法的な警告 | [氏名]、[メールアドレス] | [N]時間以内 |
| 3 | 繰り返される否定的なコメント、軽微な誤り | [役職] | [N]営業日以内 |
営業時間外の連絡先:[氏名]、[電話番号]。
**投稿すべきでないものを投稿してしまった場合:** すぐに[役職]に伝えてください。
先に削除しないでください。早期の報告は協力的な対応として扱われます。
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## 10. 勤務中の私的利用
[実際に適用するルールを記載してください。例:業務に支障をきたさない範囲であれば、
勤務時間中の私的なソーシャルメディア利用は適度な範囲で問題ありません。]
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## 11. 法務・規制
- 事業を展開するすべての市場における開示・広告に関する規則に従ってください。
- 各プラットフォーム独自の利用規約に従ってください。
- ライセンスのない著作権付きの画像、音楽、フォントを使用しないでください。
- [役職]の承認を得ていない自社製品に関する主張をしないでください。
- [業界固有のルールを追加:金融商品の宣伝、健康に関する表示、アルコールなど]
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## 12. 違反
違反は[会社名]の懲戒手続きに基づいて対処されます。機密情報の開示やハラスメントを
含む重大な違反は、重大な非違行為として扱われる場合があります。
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## 13. 確認
私は[会社名]のソーシャルメディアポリシーを読み、理解しました。
氏名: ____________________ 署名: ____________________ 日付: __________各項目をどう調整するか
第2節、適用範囲。 契約社員や代理店は最も見落とされがちな対象であり、しばしば 最もアクセス権限を持っています。彼らを明示的に含めてください。
第3節、アクセス。 ここで最も価値のある条項は、個人の認証情報の共有を禁止する ことです。誰かの個人のFacebookアカウントにページの権限が紐づいていると、その人が 退職した際に会社がページを失う原因になります。アクセスの見直し頻度がそれを防ぎます。
第4節、個人アカウント。 ここは寛容な内容にしておいてください。緘口令のように 読めるポリシーは完全に無視されますし、給与や労働条件の議論に触れる部分は多くの 管轄区域で法的強制力がないため、目的の節でそれを直接述べているのです。
第5節、機密情報。 カテゴリの表は段落よりも役立ちます。人は表なら確認するから です。「動画の背景やライブ配信」という表現はあえて入れています。通話中に映る 背後のホワイトボードは実際によくある情報漏洩の経路です。
第7節と第9節。 エスカレーションの表には、実際の氏名と実際の電話番号を記入し、 常に最新の状態に保ってください。「[役職]」が置き換えられないまま残っているポリシーは、 それが最も必要な瞬間に機能しません。
第10節。 実際に適用しているルールを書いてください。誰もが破っているルールは、 文書全体の価値を下げます。
第11節。 自社の業界のルールを追加してください。金融サービス、ヘルスケア、 アルコールブランドにはそれぞれ汎用テンプレートではカバーできない固有の要件があり、 ここは弁護士のレビューが最も重要になる部分です。
多くの人がやりがちな間違い
エスカレーションの経路なしに禁止事項のリストだけを書くこと。 人々が知る必要が あるのは、してはいけないことだけでなく、夜11時に誰に電話すればよいかです。 第9節は良いポリシーの中で最も実際に使われる部分です。
合法的な発言を制限すること。 会社についての議論を全面的に禁止することは しばしば法的強制力を持たず、常に組織を蝕みます。狙うべきは機密保持と虚偽表示で あって、批判ではありません。
アクセス権限を決して削除しないこと。 第3節のオフボーディング条項は、最もよく 書かれていながら最も実行されない条項です。退職者チェックリストと連動させないと 実行されません。
署名を取らないままにすること。 第13節の確認欄があってこそ、このポリシーは 懲戒手続きの中で使えるものになります。
一度書いたきりにすること。 プラットフォームも、会社自身のアカウントも変化します。 見直し日はそのために存在します。見直しはソーシャルメディア監査 と組み合わせてください。それが第3節と第9節が前提とするアカウントとアクセスの 実情を明らかにしてくれます。
これをブランドガイドラインと混同すること。 ポリシーは行動とリスクを統治する ものです。トーン、ビジュアル、フォーマットはブランドガイドライン に属するべきで、第3節はそれを繰り返すのではなくリンクすべきです。
アクセスルールを実効性のあるものにする
第3節と第9節は、「誰がどのアカウントに投稿できるか」を即座に答えられることを 前提としています。しかし多くのチームはそれができません。アクセス権限が各 プラットフォーム独自の管理コンソールに分散しているからです。
1つのツールを通じて公開することで、それは答えられる問いになります。役割によって 誰が投稿できるかが決まり、承認機能 によって公開前のあらゆる投稿の前に指名されたレビュアーが立ち、プラットフォームへの アクセスは個人のブラウザセッションではなく会社の接続情報として保持されます。 これはポリシーの代わりにはなりませんが、「書かれているだけのポリシー」と 「実効性のあるポリシー」の違いを生みます。
まとめ
13の節から成ります。個人アカウントには寛容に、機密保持とアクセス権限には 厳格に。個人の認証情報の共有は禁止する。エスカレーション表には実際の氏名と 電話番号を記入する。自分の過ちを早期に報告することは協力的な対応として扱われると 明記する。署名を取り、見直し日を設定し、拘束力を持たせる前に弁護士に読んでもらう。