Questo è un punto di partenza, non una consulenza legale, e un avvocato nella tua giurisdizione dovrebbe rivedere qualsiasi cosa vincolante prima di inserirla in un regolamento aziendale.
Una policy sui social media risponde a due domande: cosa possono dire i dipendenti sull’azienda sui propri account personali, e chi può dire qualcosa sugli account dell’azienda. La maggior parte delle policy fallisce perché risponde solo alla prima domanda, o perché si legge come un elenco di divieti che nessuno ricorda.
Il modello completo è qui sotto, in linea e senza registrazione.
Il modello
# Policy sui Social Media: [NOME AZIENDA]
**Versione:** [X.X]
**Efficace dal:** [DATA]
**Responsabile:** [RUOLO, es. Responsabile Marketing]
**Si applica a:** [Dipendenti, collaboratori, stagisti, partner di agenzia]
**Data di revisione:** [DATA]
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## 1. Scopo
Questa policy spiega come [NOME AZIENDA] usa i social media e cosa chiediamo a
chi lavora qui. Copre gli account aziendali e, quando è coinvolto il lavoro,
gli account personali. Non intende limitare la lecita discussione su
retribuzione, condizioni di lavoro o termini contrattuali.
## 2. Ambito
| Situazione | Coperta? |
|---|---|
| Pubblicare da un account ufficiale [AZIENDA] | Sì |
| Pubblicare riguardo [AZIENDA] da un account personale | Sì |
| Post personali non legati al lavoro | No |
| Pubblicare per conto di un cliente | Sì |
| Programmi di employee advocacy o referral | Sì |
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## 3. Account aziendali
**Account approvati.** Solo gli account elencati in [POSIZIONE DEL REGISTRO
ACCOUNT] sono ufficiali. Creare un nuovo account che rappresenti [AZIENDA]
richiede l’approvazione di [RUOLO].
**Chi può pubblicare.** [RUOLI]. L’accesso alla pubblicazione viene concesso e
revocato da [RUOLO], e revisionato [CADENZA].
**Regole di accesso.**
- L’accesso è concesso tramite il business manager o la console di
amministrazione di [AZIENDA], mai condividendo un login personale.
- L’autenticazione a due fattori è obbligatoria su ogni account.
- L’accesso viene revocato l’ultimo giorno lavorativo quando qualcuno lascia
l’azienda.
**Approvazione.** I post sono approvati da [RUOLO] prima della pubblicazione,
salvo [ECCEZIONI, es. risposte di routine].
**Voce del brand.** Segui le [LINK ALLE LINEE GUIDA DEL BRAND].
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## 4. Account personali
Sei libero di avere e usare account personali. Quando emerge il lavoro:
**Fai**
- Chiarisci che parli a titolo personale, non per conto di [AZIENDA]. Una
frase come "opinioni personali" nella bio aiuta ma non copre da sola un
post specifico.
- Dichiara il tuo rapporto di lavoro quando pubblichi sui prodotti di
[AZIENDA], o su un concorrente. Le regole di disclosure si applicano ai
dipendenti, non solo agli influencer.
- Correggi apertamente i tuoi errori fattuali invece di cancellarli in
silenzio.
**Non fare**
- Condividere nulla di riservato (vedi sezione 5).
- Parlare per conto di [AZIENDA] senza autorizzazione di [RUOLO].
- Rispondere a richieste di stampa, analisti o enti regolatori. Inoltrale a
[RUOLO].
- Pubblicare su un incidente in corso, un’interruzione di servizio, una
questione legale o un’acquisizione.
- Pubblicare nomi, immagini o dati di clienti senza permesso scritto.
- Molestare, discriminare o abusare. Questo vale in ogni momento.
**Zone grigie.** Se non sei sicuro che un post vada bene, chiedi a [RUOLO]
prima di pubblicare. Nessuno viene penalizzato per aver chiesto.
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## 5. Informazioni riservate
Non pubblicare nulla di quanto segue, incluso in risposte, screenshot, sfondi
video o dirette:
| Categoria | Esempi |
|---|---|
| Finanziaria | Ricavi non pubblicati, previsioni, finanziamenti |
| Prodotto | Funzionalità non rilasciate, roadmap, screenshot interni |
| Clienti | Nomi, loghi, dati, termini contrattuali |
| Persone | Dati personali dei colleghi, stipendi, questioni disciplinari |
| Legale | Controversie, indagini, contratti |
| Sicurezza | Credenziali, URL interni, architettura, dettagli su incidenti |
In caso di dubbio, trattalo come riservato.
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## 6. Employee advocacy
Condividere i contenuti di [AZIENDA] è benvenuto e mai obbligatorio. Se ti
chiediamo di condividere qualcosa:
- La condivisione è volontaria e non ha alcun effetto sulle valutazioni di
performance.
- Aggiungi le tue parole invece di copiare il testo fornito parola per
parola.
- Dichiara che lavori qui.
- I contenuti suggeriti si trovano in [POSIZIONE].
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## 7. Rispondere ai commenti negativi
| Situazione | Cosa fare |
|---|---|
| Un reclamo fattuale | [RUOLO] risponde entro [TEMPO], offre un canale per risolvere |
| Un errore fattuale su di noi | [RUOLO] corregge educatamente, una sola volta |
| Abuso o spam | Nascondi o elimina secondo la sezione 8, non interagire |
| Qualsiasi cosa legale, di sicurezza o legata alla stampa | Non rispondere. Fai escalation immediatamente |
I dipendenti non dovrebbero difendere l’azienda nei thread di commenti di
propria iniziativa. Inoltra invece la questione.
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## 8. Moderazione
Nascondiamo o eliminiamo i commenti che sono [illegali, offensivi,
discriminatori, spam, o che divulgano dati personali]. Non eliminiamo le
critiche.
Le eliminazioni sono registrate in [POSIZIONE] con la motivazione.
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## 9. Escalation
| Gravità | Esempio | Contatto | Tempo di risposta |
|---|---|---|---|
| 1 | Account compromesso, post offensivo pubblicato | [NOME], [TELEFONO] | Immediato |
| 2 | Reclamo virale, richiesta stampa, minaccia legale | [NOME], [EMAIL] | [N] ore |
| 3 | Commenti negativi ripetuti, errore minore | [RUOLO] | [N] giorno/i lavorativo/i |
Contatto fuori orario: [NOME], [TELEFONO].
**Se pubblichi qualcosa che non avresti dovuto:** avvisa subito [RUOLO]. Non
eliminarlo prima. Segnalarlo tempestivamente è considerato collaborazione.
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## 10. Uso personale al lavoro
[INDICA LA TUA REGOLA EFFETTIVA. Per esempio: l’uso personale dei social
media durante l’orario di lavoro va bene con moderazione, purché non
interferisca con il tuo lavoro.]
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## 11. Aspetti legali e normativi
- Segui le regole di disclosure e pubblicità in ogni mercato in cui operiamo.
- Segui i termini di ogni singola piattaforma.
- Non usare immagini, musica o font protetti da copyright senza licenza.
- Non fare affermazioni sui nostri prodotti non approvate da [RUOLO].
- [AGGIUNGI EVENTUALI REGOLE DI SETTORE: promozioni finanziarie, indicazioni
sanitarie, alcolici, ecc.]
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## 12. Violazioni
Le violazioni sono gestite secondo la procedura disciplinare di [AZIENDA].
Le violazioni gravi, inclusa la divulgazione di informazioni riservate o le
molestie, possono essere trattate come illecito disciplinare grave.
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## 13. Presa visione
Ho letto e compreso la Policy sui Social Media di [NOME AZIENDA].
Nome: ____________________ Firma: ____________________ Data: __________Come adattare ogni parte
Sezione 2, ambito. Collaboratori e agenzie sono il gruppo più spesso dimenticato e spesso hanno l’accesso agli account più esteso. Nominali esplicitamente.
Sezione 3, accesso. La clausola più preziosa qui è il divieto di login personali condivisi. Account tenuti nel Facebook personale di qualcuno è il motivo per cui le aziende perdono le proprie pagine quando quella persona se ne va. La cadenza di revisione degli accessi è ciò che lo intercetta.
Sezione 4, account personali. Mantienila permissiva. Una policy che si legge come un bavaglio viene ignorata del tutto, e in molte giurisdizioni è inapplicabile dove tocca la discussione su retribuzione e condizioni di lavoro, motivo per cui la sezione sullo scopo lo dice esplicitamente.
Sezione 5, informazioni riservate. La tabella per categorie è più utile di un paragrafo, perché le persone controllano le tabelle. La formulazione “sfondi video e dirette” è deliberata: una lavagna dietro a qualcuno in una chiamata è un vero canale di fuga di informazioni.
Sezioni 7 e 9. La tabella di escalation ha bisogno di nomi reali e numeri di telefono reali, compilati e tenuti aggiornati. Una policy con “[RUOLO]” lasciato non sostituito in un incidente è una policy che fallisce proprio nell’unico momento in cui contava.
Sezione 10. Scrivi la regola che applichi davvero. Una regola che tutti infrangono svaluta l’intero documento.
Sezione 11. Aggiungi le regole del tuo settore. Servizi finanziari, sanità e brand di alcolici hanno tutti requisiti specifici che un modello generico non può coprire, ed è qui che la revisione del tuo avvocato conta di più.
Cosa la maggior parte sbaglia
Scrivere un elenco di divieti senza un percorso di escalation. Le persone devono sapere chi chiamare alle 23:00, non solo cosa non possono dire. La sezione 9 è la parte più usata di una buona policy.
Limitare la libertà di parola lecita. I divieti generalizzati a discutere dell’azienda sono spesso inapplicabili e sempre corrosivi. Mira alla riservatezza e alla disinformazione, non alla critica.
Non revocare mai gli accessi. La clausola di offboarding nella sezione 3 è la clausola scritta più spesso e applicata meno spesso. Collegala alla tua checklist di uscita del personale o non accadrà.
Lasciarla non firmata. La presa visione nella sezione 13 è ciò che rende la policy utilizzabile in un procedimento disciplinare.
Scriverla una sola volta. Le piattaforme, e gli account stessi dell’azienda, cambiano. La data di revisione esiste per questo motivo. Abbina la revisione a un audit dei social media, che fa emergere i dati su account e accessi da cui dipendono le sezioni 3 e 9.
Confonderla con le linee guida del brand. Una policy governa condotta e rischio. Tono, elementi visivi e formattazione appartengono alle linee guida del brand, e la sezione 3 dovrebbe collegarsi a esse invece di ripeterle.
Rendere concrete le regole di accesso
Le sezioni 3 e 9 presuppongono che tu possa rispondere istantaneamente a “chi può pubblicare su quale account”. La maggior parte dei team non può, perché l’accesso è distribuito tra la console di amministrazione di ogni singola piattaforma.
Pubblicare tramite un unico strumento rende questa domanda risolvibile: i ruoli decidono chi può pubblicare, le approvazioni mettono un revisore nominato davanti a tutto ciò che va online, e l’accesso alle piattaforme risiede nella connessione dell’azienda invece che nella sessione del browser di un singolo. Non sostituisce la policy, ma è la differenza tra una policy scritta e una applicata.
La versione breve
Tredici sezioni. Sii permissivo riguardo agli account personali e severo su riservatezza e accessi. Vieta i login personali condivisi. Metti nomi e numeri di telefono reali nella tabella di escalation. Dichiara che segnalare tempestivamente il proprio errore è considerato collaborazione. Fai firmare il documento, fissa una data di revisione, e fai leggere tutto a un avvocato prima che diventi vincolante.